Sistema MRP 1 y MRP 2: ¿qué son?, diferencias y más

El mundo de hoy se hace cada vez más competitivo, de tal manera que desde la más colosal de las empresas transnacionales a la más chica de las PYMEs, todas se ven en la necesidad de sostenerse mediante una excelente planificación. Es en este punto donde entran en juego tanto el sistema MRP 1 como el MRP 2 y aquí te hablaremos de ellos.

MRP 1

¿Qué es MRP?

Todos sabemos que la competitividad a la que están sometidas actualmente las empresas, las obliga a buscar diferentes alternativas que les ayuden a acceder a los métodos correctos para de esta manera poder ofrecer mejores productos o servicios. De no ser posible y oportuno este acomodo, la iniciativa por más novedosa e interesante que sea, sucumbirá ante la realidad del mercado.

De tal manera que en función de optimizar los procesos en cada una de las fases empresariales, todas las compañías, sin importar su tamaño o capital, han iniciado desde hace bastante tiempo la implementación de programas informáticos.

Esto les ayuda a controlar las diferentes fases de empresariales, desde la adquisición de suministros hasta la entrega de la mercancía terminada en los sitios de venta. Es en este complejo entramado donde surge la necesidad de sistemas como MRP, en sus dos versiones. Definiendo el sistema MRP, debemos precisar que el término deriva del inglés, siendo la abreviación de “Material Requirement Planning”, que se traduce a nuestro idioma como Planificación de las Necesidades de Materiales.

De esto se puede inferir que el software MRP, uno de los incontables Periféricos de entrada, además de emplear un método orientado a la planificación, es un programa basado en la creación de un plan de control de materiales; pudiendo el mismo ser tanto interno como externo.

Vale observar antes de continuar, que tanto el Manufacturing Resources Planning como el Material Requirement Planning comparten la misma sigla: MRP, por lo general se distingue al primero de estos dos sistemas mencionados como MRP 2.

Los requerimientos del MRP 2

No obstante, un software basado en MRP 2 requiere de muchos datos de cada artículo. En la lista de exigencias destacan, entre muchas otras, las siguientes:

  • Precio por unidad
  • Proveedores
  • Proceso de fabricación
  • Equipamiento
  • Procesos de fabricación con sus respectivos centros de costos
  • Mano de obra empleada
  • Herramientas usadas con su respectivo consumo
  • Cambios en las listas de materiales
  • Fechas en las que entrará en vigencia

En suma, podemos decir que el MRP es, en su término más general, un software mediante el cual las compañías consiguen gerenciar sus existencias en las múltiples fases de producción. Dicho con otras palabras: permiten conocer en detalles el stock de suministros que requiere la empresa en su accionar diario, para lograr concretar la fabricación de los artículos que vende.

Como podemos ver, el sistema MRP es una plataforma muy necesaria en la actualidad para las empresas. No olvidemos que el mismo permite una adecuada organización empresarial, que va desde el origen y planificación de las operaciones hasta la entrega de la mercancía al comprador final, cumpliendo el tiempo acordado para tal fin.

De tal suerte que suele decirse en términos muy generales y en lenguaje llano, que un MRP 1 no es otra cosa que un programa de ordenador producto de la Tecnología e informática. Pero un programa con funciones específicas para mejorar tanto el desempeño como la productividad de las empresas. Con este apoyo las empresas pueden gerenciar, ordenar y emplear de manera eficiente todos los recursos indispensables para la producción.

MRP 1 inventarios

Planificación y éxito garantizados

Gracias a estas dos Herramientas informáticas conocidas como MRP 1 y MRP 2, en la actualidad las empresas pueden garantizarse la disponibilidad de cuantos materiales y recursos necesitan para culminar eficientemente cada proceso. Algo que funciona mediante la planificación que se obtiene con el apoyo de estas plataformas, con lo que evitan los lamentables incumplimientos en los tiempos de entrega.

Para que se entienda mejor este punto, debemos considerar que si una empresa, en una fase específica de la producción encara el problema de la falta de materiales, esto se traducirá en un retraso en la actividad productiva.

Pero es un inconveniente que trae consecuencias más allá de ese hito, pues esto también afectará la entrega del artículo, lo que a su vez daña la reputación de la compañía. Algo que se considera un perjuicio grave, vista la exigencia de confianza y responsabilidad del mercado en la actualidad.

Igualmente, el incumplimiento de los plazos de entrega de los artículos ocasiona en las empresas una variedad de costos adicionales. Algo grave, pues deriva en un serio daño económico para la empresa. De tal manera que los sistemas MRP son indispensables al momento gerenciar todos los suministros que se emplean en cada actividad productiva.

Así que puede decirse, que con la planificación que nos ofrecen los sistemas MRP 1 y MRP 2, la mayor parte del éxito de una empresa está garantizado.

MRP 1 inversión

Componentes de un sistema MRP

Habiendo entendido que el MRP consiste en un software orientado a la agilización del control de los stocks y el cumplimiento de los plazos de entrega de los artículos acabados, hay que considerar otros aspectos. Pero no debemos olvidar que todo lo anterior va a depender siempre de la disponibilidad tanto de materiales como de recursos. Por lo que otro de los aspectos a tener presente es el alcance que debe tener un MRP.

De tal manera que vale señalar que para su instalación, se usan softwares cada vez más complejos y caros, que para sorpresa de muchos llegan a costar más de un millón de dólares.

Esta sofisticación de los MRP, tiene que ver con que se trata de un software capacitado para analizar todos los datos. Esta facultad le permite consolidar los ítems que se repitan en varios artículos, verificando así su disponibilidad en el inventario y, si fuere el caso, elaborando un listado de los ítems agotados.

¿Por qué son las partes más complejas del proyecto?

Para semejante tarea, los sistemas MRP necesitan de una serie de componentes para su funcionamiento. En este particular, se puede decir que los componentes de un programa MRP representan las partes más complejas del proyecto. Esto es, básicamente, porque todos los artículos de la línea de producción requieren el análisis de cada uno de sus componentes, subcomponentes y piezas

No obstante la importancia de los MRP, actualmente hay muchas empresas, que aun con varios años en el mercado, no cuentan con tan valiosa y precisa información. Pero además hay otras que disponen de dos estructuras independientes, una para el registro y control de costos de personal y otra centrada en el área de fabricación y compras.

MRP 1 empresa

De tal suerte que vale aclarar, que para que un MRP funcione de manera adecuada, se requiere que las empresas encaren otra dificultad: la de mantener actualizado el listado de materiales.

Esto se debe a que los cambios tenaces en el campo de la tecnología, al igual que en las preferencias del mercado, obligan que las actualizaciones se hagan de manera permanente. Consideremos que en muchos softwares actuales, dichos cambios pueden ser programados sin mayores problemas, para que el programa los ejecute en las fechas que se le señalen.

Ahora si veamos cuáles son los principales componentes de un sistema MPR:

Control de stocks

Los detalles sobre el stock disponible son indispensables para un buen desempeño de un MRP. Debido a que la cantidad de empresas que cuentan con sistemas computarizados de control de inventarios es superior al de las que emplean un programa MRP, mayoritariamente los softwares más populares incluyen ambas aristas como módulos de un mismo programa.

Con esto se logra un módulo de inventario y otro de MRP, que permiten ser integrados. Aunque para esto el stock de seguridad debe ser incluido en los programas MRP.

MRP 1

Plan maestro

El plan maestro tiene que ver con la exigencia real del mercado que debe ser cubierta, ya separada de los elementos externos. En otras palabras, se refiere a lo que debe ser realmente producido.

Pero ya que es una previsión, está influenciada por los azares propios al futuro. De tal manera que en este sentido, el MRP debe prever la posibilidad de variación en las demandas programadas.

Por esta razón se da el caso que hay programas MRP que funcionan en tiempo real. De esta manera pueden ofrecer respuesta a los cambios, bien sean en la demanda o en el stock y de esta manera el mismo programa actualiza de manera inmediata todos los datos. Aunque los más usuales efectúan los cálculos periódicamente, casi siempre una vez al día.

Compras

Una de las partes del MRP, como ya indicamos, es el listado de los ítems a ser renovados. Es a partir de esta relación que el departamento de compras puede trabajar de manera eficiente. Por esto muchas empresas mantienen sus sistemas actualizados, de tal manera que las solicitudes de reposición son efectuadas directamente por el computador.

Beneficios del MRP

Como se puede observar, los programas MRP fueron creados básicamente para gerenciar y controlar el inventario de recursos y suministros de una compañía. Para lo cual se le fijaron como objetivos base tres ejes específicos:

  • Disponibilidad de inventario
  • Niveles de inventario de riesgo reducido
  • Planificación a futuro

De tal manera que debemos considerar como relevante el aporte que hace el MRP a las actividades de producción. Sobre todo porque se hace indudable que esta plataforma suministra a las empresas inmejorables beneficios palpables, bien sean a corto, mediano o largo plazo.

Pero precisando los más destacables beneficios del MRP, podemos citar que este tipo de programas ayuda a las empresas a funcionar de manera eficiente. Esto se debe a que les ofrece la posibilidad de disponer en tiempo real de un completo control sobre el inventario de suministros y productos elaborados.

Conviene destacar en este punto, que para esto los MRP usan estadísticas de la compañía, para por intermedio de los antecedentes lograr prever y calcular las totales de suministros a adquirir. De esta manera puede asegurar que la producción no se verá interrumpida.

Adicionalmente, otro de los beneficios del MRP, es que mediante este sistema se ve reducido ostensiblemente el riesgo de inventario. Con lo que a la vez disminuyen los gastos innecesarios que suelen derivarse de lo anterior, pues mantiene niveles de stock realistas.

La planificación y el diagnóstico

De igual modo se puede establecer como otro de los beneficios del MRP, que permiten a las empresas planificar y diagnosticar. Pero lo mejor es que no sólo elabora un registro histórico vinculado a la producción, sino que aparte y por medio de esta información, ofrece la posibilidad de hacer una planificación a largo plazo.

Pero los MRP además de permitir una atinada planificación de los insumos para la producción, igualmente facilitan hacer a tiempo las entregas de los artículos terminados.

Tal ventaja permite a las compañías minimizar sus costos, ya que incide en toda la cadena de producción, desde la adquisición de insumos para la elaboración de sus artículos, hasta la entrega oportuna de los mismos en los sitios de venta. Un entramado con un claro y preciso seguimiento del inventario.

En suma, los más destacables beneficios del software MRP son:

  • Disminución de inventarios.
  • Incremento de la eficiencia.
  • Disminución de los tiempos de espera en la producción y en la entrega.
  • Satisfacción del cliente.
  • Disminución del stock.
  • Reducción de las horas extras de trabajo.
  • Incremento de la productividad.
  • Menores costos y aumento de los beneficios.
  • Incremento en la rapidez de las entregas.
  • Coordinación en la programación de producción e inventarios.
  • Detección de dificultades en el cumplimiento de lo planificado.
  • Conocimiento de las consecuencias financieras de la planificación.
  • Respuesta más rápida para comercializar los productos.

Las desventajas

Pero no todo es perfecto con el MRP. Uno de sus problemas más resaltantes es que al hacer sus cuentas, no siempre observa la disponibilidad de los puestos de laborales ni la preparación del propio personal. Por otro lado, ni aun los MRP 2 más sofisticados permiten gerenciar desde una sola plataforma un negocio por entero. Las soluciones más firmes apenas permiten conectar la producción a las finanzas, pero no a la administración, la contabilidad, la nómina y las ventas.

¿Qué es MRP 2?

A grosso modo se puede decir que el llamado MRP 2 es la segunda versión del MRP. Su función base se centra en los procesos de producción y control de stocks durante la elaboración de artículos en una empresa. No obstante, una de las mejores virtudes del MRP 2 es que posibilita la obtención un estudio integral de todo el entorno fabril.

Esto es gracias a que en los programas MPR 2 se incluye información sobre los impactos del sector financiero en la fase de producción. Pero también registra cualquier variación que pueda ser detectada en el entorno laboral con respecto a su eficiencia en el tema de la producción, al tiempo que se encarga de que se cumpla la programación de la actividad fabril.

De tal manera que se puede afirmar, que la principal diferencia que existe entre el MRP 1 y el MRP 2 es una de escalafón. Así el sistema MRP II termina siendo la versión evolucionada de las primeras plataformas MRP 1.

En este punto vale destacar que en los MRP 2 la visión de los procesos en tiempo y forma adecuados, vinculados al llamado “Just in Time”, no se ciñe sólo a la planificación y administración de los stocks. Resulta que además agrega, entre otros, dos factores de primer orden como:

  1. Gestión de la disponibilidad y capacidad de mano de obra
  2. Coordinación para la llegada de materias primas

En este sentido, para que un MRP 2 funcione de manera idónea y confiable en una empresa, es indispensable que cuente con una permanente y exacta alimentación de los datos que se recogen. Esto se debe a que la plataforma MRP 2 emplea cada uno de los aspectos del proceso fabril para crear una programación atinada en base a dicha información.

Beneficios del MRP 2

Luego de conocidos las funciones del MRP 2 en una empresa, se puede deducir que esta modalidad de plataformas cumplen actualmente una tarea más que relevante en las organizaciones empresariales, de manera especial en las que muestran un elevado índice de fabricación.

Mediante un programa MRP 2, los gerentes de las compañías pueden crear cronogramas y valuaciones de la producción, facilitando así la reducción de riesgos, al tiempo que potencian las ganancias. Tal cosa se debe a que esta modalidad de plataformas ofrece la alterativa de contar con información exacta y fiable, de manera que la empresa cuente con los recursos e insumos requeridos para el cumplimiento de los objetivos fabriles.

De la misma manera, los MRP 2 ayudan a eliminar el exceso de los stocks. Con esto brindan la oportunidad de gerenciar de manera adecuada y continua el inventario existente.

Así las cosas, podemos afirmar que uno de los mejores beneficios del MRP 2, es que por medio de información exacta y fiable puede ayudar a la empresa a que no acopie materiales no deseados, reduciendo de esta manera los costos de producción.

De tal manera que se puede concluir los principales beneficios del MRP II son os siguientes:

  1. Gestión avanzada de la línea de los materiales.
  2. Facilidad de adaptación a los cambios de los pedidos.
  3. Gestión optimizada de rutas y centros de trabajo.
  4. Capacidad de planificación y simulación de los procesos productivos.
  5. Calculo de las necesidades de producto material.
  6. Disminución en los costos de producción.
  7. Optimización de los tiempos de producción y entrega.
  8. Mayor control organizacional.
  9. Mejor aprovechamiento del tiempo.

Diferencias entre MRP 1 y MRP 2

Aunque se puede entender que los MRP 2 son una forma evolucionada de los sistemas MRP 1, la verdad es que hay una vasta lista de diferencias entre los dos, que grosso modo mostramos a continuación:

  • MRP 1: Se encarga de planificar los insumos y gestiona los stocks integrados en las actividades de producción y compras. Además hace las cuentas para saber cuándo hay que realizar los encargos a los distribuidores. También establece cuantos insumos son necesarios según a la producción fijada. También responde a las preguntas sobre qué, cuánto y cuándo se debe proceder a fabricar y/o proveer de suministros.
  • MRP 2: Es el encargado de planificar y controlar todos los recursos involucrados en la producción. Este sistema no sólo contiene la información del inventario e insumos para de productos, sino también de las capacidades de la fábrica en aspectos como mano de obra, herramientas y demás equipos. Además mediante este sistema se puede conocer la información de la fabricación, donde se puede determinar cuanto se va a producir y en que momento, así mismo se sabe con que recursos se cuenta para esa producción.

Aquí una manera más gráfica de estas diferencias:

MRP I

  • Planifica las necesidades de compra de materia prima.
  • El punto más destacado en el que se centra, es el “plan maestro” para la elaboración de los artículos
  • Sólo abarca la producción.
  • Surge de la experiencia previa de la empresa
  • Es un sistema abierto

MRP 2

  • Su planificación abarca todos los departamentos de la empresa, planificando los recursos necesarios.
  • Se basa en el estudio de la demanda y del mercado.
  • Abarca más departamentos, no sólo producción si no también el de compras, calidad, financiero, etc.
  • Necesita conocer el comportamiento de las empresas para poder planificar correctamente.
  • Se adapta de manera más eficaz a la demanda del mercado.
  • Mejora la productividad.
  • Acciones correctas a la primera vez.

Diferencia entre ERP y MRP 1

Lo primero es saber que un ERP o Enterprise Resource Planning, que se traduce como Planificación de Recursos Empresariales, es un software que permite integrar algunas operaciones de una empresa. Pero sobre todo integra las vinculadas a la producción, logística, niveles de stocks, envíos y contabilidad.

Funciona de manera integral y aunque puede contar con menús en módulos, es una sola cosa, un todo. De tal suerte que es un sólo programa que accede a una base de datos central.

Mientras que el MRP, como ya hemos visto, se trata de una plataforma de software que ofrece la oportunidad de ejecutar la planificación del uso correcto y eficiente de los insumos necesarios para la elaboración de artículos.

De esta manera podemos afirmar, que debido a que los ERP también estipulan aspectos vinculados a la planificación de stocks de suministros, incluye estudios e información elaborados por programas MRP 1.

Entonces, si consideramos que los ERP emplean datos para facilitar a las empresas hacer una correcta planificación de sus recursos, cuando en cambio los MRP 1 son usados para ayudar con la planificación de necesidades de insumos, vale decir que las dos plataformas están estrechamente vinculadas.

No son plataformas intercambiables

Pero también es preciso hacer la claridad, de que si ciertamente ambas plataformas pueden efectuar algunas de las mismas actividades. También es una verdad que bajo ningún concepto se los puede tener por plataformas intercambiables. Esto se debe a que por más que una empresa emplee un sistema MRP 1, no necesariamente va a prescindir de un ERP.

Pero cuando una compañía cuyo nivel de producción no llega a ser el de una trasnacional, porque quizás es una empresa mediana. Entonces puede apelar a la utilización de una plataforma ERP.

Para esto no se requiere que sea de manera completa la asistencia. En este caso puede poner en práctica un programa de gestión de insumos fortalecido con funciones de la MRP 1.

Por último, al comparar el ERP y el MRP 1, es evidente que los sistemas ERP ofrecen más ventajas a las compañías, debido a que permiten integrar y compartir la variedad  de datos que recoge dentro de las diferentes áreas de la empresa.

En cambio los MRP 1, en líneas generales, son softwares orientados de manera puntual al control de inventarios, por lo que no ofrecen la alternativa de integrar una información distinta, más allá de la planificación de exigencias de insumos.

Objetivos del MRP 1

El principal objetivo del MRP 1 es ofrecer una orientación más efectiva, sensible y disciplinada, que permita establecer los requerimientos de insumos de la empresa.

De tal suerte que los MRP 1 están concebidos para proveer lo siguiente:

  • Disminución de inventarios: Establece cuántos componentes de cada uno se necesitan y cuándo hay que ejecutar el plan maestro. Además impide que se efectúen mayores gastos concepto de almacenamiento constante y las excesivas reservas de existencias en los stocks. Así que se encarga de ordenar la parte correcta, la cantidad correcta y que sea en el momento indicado.
  • Disminución de los plazos de espera en producción y entrega: Señala cuáles de los muchos insumos y componentes se requieren, estableciendo la cantidad y el ritmo; disponibilidad, y qué acciones, como adquisición y producción, son requeridas para cumplir con los plazos de entrega. Así que ordena con fecha de vencimiento correcta y mantiene vigente la fecha de vencimiento.
  • Obligaciones realistas: Los compromisos de entregas realistas suelen reforzar la satisfacción del cliente. Cuando se usa el MRP 1, el departamento de producción puede facilitar a mercadotecnia la información oportuna sobre los tiempos estimados de entrega a los clientes. De tal manera que el resultado puede ser una fecha de entrega más acorde a la realidad.
  • Incremento en la eficiencia: Suministra coherencia entre los sitios de montaje, a la vez que el artículo se mueve entre ellos.
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