Sistemas de Información de las Empresas

Mientras mejores sean los procesos de comunicación entre las distintas unidades productivas de una organización, mejor será la efectividad de sus empleados. En cualquier industria la tecnología cambió los Sistemas de Información de Empresas, lo cual tiene gran importancia, te mostramos algunos ejemplos de ello

sistemas de información de empresas en expansión

¿Qué son sistemas de información?

Los Sistemas de Información de las Empresas, se trata de una serie de partes que crean una relación simbiótica, con el fin de brindar apoyo en las distintas tareas propias de la empresa u organización.

Las distintas partes del sistema que crean una estrecha relación de apoyo para el logro de los objetivos empresariales son: el equipo multidisciplinario encargado de dar soporte técnico a la Redes informáticas, los distintos software que se emplean para realizar las tareas, los datos e información relevante que es usada para alimentar el sistema y las distintas políticas que regulan los procedimientos administrativos de la organización.

En cualquier empresa, la información se ha convertido en un punto importante para alcanzar las metas propuestas por la compañía. Por eso es importante que todos los miembros de la organización, conozcan cómo funciona un sistema de información:

  • Entrada de información: Es el protocolo que sigue el sistema para recolectar los datos y poder procesar la información. Esta tarea puede ser realizada en las distintas estaciones de operación de la empresa, también puede provenir de los dispositivos periféricos de las computadoras.
  • Almacenamiento de información: Esta actividad está a cargo de los distintos equipos de computación, dispuestos en red en los múltiples puestos de trabajo.
  • Procesamiento de la información: Es una particularidad que tienen los sistemas de información, para poder modificar los datos recogidos, en herramientas útiles a la hora de tomar decisiones trascendentales para la empresa.
  • Salida de información: No es más que la muestra en físico de toda la información procesada, analizada por las distintas unidades de negocios, a través de los ordenadores de la empresa.

La información como recurso de las organizaciones

Muchas empresas desde hace varias décadas atrás, han reconocido la importancia del rol de los sistemas de información en los negocios empresariales y como a través de estas versátiles herramientas de trabajo se pueden controlar los inventarios y el talento humano de las organizaciones.

Los responsables de tomar las grandes decisiones dentro de la empresa, han colocado a la información en un sitial de honor. Ya no es vista como un elemento más del proceso, más bien se trata de un factor vital, que facilita el éxito de las empresas.

Si los sistemas de información de las empresas quieren mantener lubricados todos sus engranajes, deben manejar eficientemente toda la información que es recolectada en cada una de las estaciones de trabajo. Mientras más atención se tenga a la información, mayores serán los resultados obtenidos.

La rapidez y precisión que tienen los ordenadores, es garantía para las empresas de que los datos obtenidos a través de ellas, no tendrán un matiz subjetivo como las informaciones elaboradas con influencia humana.

Característica de un sistema de información

El solo hecho de que una empresa cuente con el mejor y más avanzado sistema de información, no es garantía de éxito.

Así como se invierten grandes recursos en la adquisición de equipos de última generación, en esa misma medida, debe invertirse en la formación del talento humano que se encargará de esos equipos.

Otra consideración a tener en cuenta, para que la información obtenida sea relevante en la toma de decisiones de negocios, deben provenir de sistemas de información actualizados y que estén adaptados al área de producción de la empresa.

Las características de todo sistema de información de las empresas debe cumplir con lo siguiente:

  1. Ajustable: todo sistema de información tiene que ser flexible y ser capaz de brindar distintas opciones para un mejor manejo de la información.
  2. Preciso: debe adaptarse fácilmente a las distintas operaciones de la empresa, pero ser específico al sector de producción de la compañía.
  3. Renovarse: es importante que tenga soporte de actualización, para adecuarse a las transformaciones que se originen en la empresa, en las tareas y en el mercado.
  4. Robusto: tiene que contar con las mejores herramientas para el análisis de las distintas informaciones que reciba y proyecte las mejores alternativas de expansión o adecuación de los sistemas de información de la empresa.

Tipos y usos de los sistemas de información

Existen diferentes ejemplos de tipos de sistemas de información en una empresa y cada uno de ellos se adapta a las funciones de cada estructura. A continuación se mencionan los más empleados:

Sistemas de procesamiento de transacciones

El Sistema de Procesamiento de Transacciones o TPS, está diseñado para llevar a cabo las operaciones básicas de organización de las empresas.

Los TPS son programas informáticos que tiene como objetivo principal, llevar un registro y control de las distintas operaciones que se desarrollan en las distintas áreas de producción o administrativas de las empresas.

Su acción puede estar presente en la emisión de una simple requisición de materiales, orden de despachos, registro de facturación, mantenimiento de equipos de refrigeración, entre otras más.

A pesar de tener control en la parte baja de la estructura organizativa, este sistema de información soporta las operaciones sensibles de las empresas.

Sistemas de control de procesos

Toda empresa del sector primario de la economía, debe tener en su sistema de información un programa de control de los procesos de negocio. Este sistema se especializa en tener un monitoreo constante, además de controlar todos los procesos productivos.

Los procesos productivos de una empresa pueden incluir, por ejemplo: el proceso de refinación de productos derivados del petróleo, las industrias encargadas de producir energía hidroeléctrica o aquellas que se encargan de la transformación de los minerales de hierro.

Estos complejos procesos productivos y de transformación, incluyen en sus controles un gran número de sensores y otros Transistores electrónicos, que están interconectados a un sistema de información central.

Los distintos sensores envían señales al comando informático central y de acuerdo a cada uno de esos datos recibidos, el sistema se encarga de hacer los distintos ajustes para que le proceso productivo continúe su desarrollo sin contratiempos.

sistemas de información empresas y el control de los procesos

Sistemas de información y soporte de empresas

Los sistemas de soporte o colaboración empresarial, son de gran utilidad para los presidentes, ejecutivos, directores y dueños de empresas.

A través de su empleo, pueden mantener control de la información que se genera en las distintas sedes de su organización empresarial. Pudiendo tomar rápidas decisiones.

A pesar de haber sido diseñado para los niveles altos, estos sistemas de información de empresas, puede ser utilizado por los mandos medios de la compañía, si deben tomar una decisión de emergencia.

El ámbito de acción de este sistema, es ideal para las distintas tareas de los departamentos administrativos y productivos. Permite enviar email, realizar videoconferencias y otras actividades multimedia.

Gestión de la información

Los sistemas de información de empresas relacionadas con las gestiones empresariales, facilitan que se puedan recabar y procesar los distintos datos que son introducidos al sistema.

Una vez que los operadores encargados de alimentar el sistema en las distintas unidades de producción, el sistema procesa la información y la mantiene a disposición de los usuarios.

Cuando los responsables de la conducción de la empresa requieren la información, el sistema la suministra de manera precisa e incluye datos estadísticos.

Soporte a las decisiones

Los sistemas de información de empresas que están destinados a brindar el apoyo para la correcta toma de decisiones empresariales, se basan en software especializados.

Los programas cargados en los ordenadores, ayudan a crear modelos de negocios, a través de fórmulas y cálculos que ayudan a los altos ejecutivos a contar con proyecciones probables de los mejores o peores escenarios de negocios.

Con la ayuda de los datos proporcionados por el sistema de información, allanan el camino para tomar la decisión más acertada, en el futuro de la empresa.

Sistemas de datos ejecutivos

Este programa informático permite que los ejecutivos tengan acceso permanente y seguro, a los distintos datos que son verificados por el sistema.

Este tipo de sistemas de información de empresa, es capaz de tomar la información de las operaciones internas y datos de fuentes externas. Para presentar un balance general de las distintas opciones que existen para mejorar la operatividad y eficiencia de los procesos.

Importancia de los sistemas de información

El éxito o no de las empresas, radica en siempre estar un paso delante de los cambios que se producen en el mercado. Por eso la importancia de contar con los sistemas de información actualizados.

Una empresa vanguardista cuenta con recursos informáticos, que agilicen los procesos de contabilidad, inventarios, producción, publicidad y la contratación del talento humano.

Como ya se hizo mención en párrafos anteriores, de nada sirve si la empresa dispone de los más sofisticados sistemas de información, si sus operadores desconocen su funcionamiento y no tienen sentido de pertenencia de la organización.

Las organizaciones empresariales que aún se resisten a tener el apoyo de los sistemas de información de empresas, están marcadas al fracaso.

Las Tecnologías de la Información, van de la mano con Internet. La información contenida en el ciberespacio, garantiza tener acceso a datos de los competidores, futuros clientes y posibles asociados.

Quienes se nieguen a navegar por el mundo de la globalización, pierde competitividad y simplemente el éxito, se les irá de las manos.

Administrar y hacer uso adecuado de los sistemas de información, debe ser una tarea diaria para todos los que hacen vida en una empresa. Entonces, los rasgos más significativos de contar con sistemas de información son:

  • Tiene un área de operatividad dentro de la empresa y contribuye con el sostenimiento del éxito de la organización. Por eso se le ve actuando en la contabilidad, áreas de producción, publicidad y talento humano.
  • Contribuye con el incremento de la eficiencia en las operaciones en sus distintos niveles, mantiene en alto la moral de los actores y logra poder prestar el mejor servicio y atención a los clientes.
  • Ofrece una fuente inagotable de datos, que aportan el mayor respaldo para generar cambios dentro y fuera de la estructura organizacional.
  • Facilita el estudio de mercado, para el desarrollo de nuevas estrategias de negocios y producción de nuevos productos y servicios.
  • Permite el desarrollo y adiestramiento constante del personal, para mantenerse al día, en la utilización de nuevas herramientas de sistemas de información de empresas.

Globalización de los sistemas de información

Cada vez más nuestras sociedades están siendo ganadas por los distintos sistemas de información y las empresas no son la excepción.

Las economías de las más poderosas naciones, tienen negocios o asociaciones con grandes y medianas empresas a nivel mundial. Estas grandes corporaciones adecuan sus sistemas de información, con el uso de Internet.

Los sistemas de información de empresas, actualmente se encuentra interconectados en redes, a través de Internet. Muchas organizaciones establecen distintas alianzas a nivel global, para mover productos y servicios.

Un hecho bastante peculiar con la globalización de os sistemas de información, es que empresas ensamblan y fabrican productos, para otras empresas que se encuentran a miles de kilómetros.

Uso de los sistemas de información en las PYMES

Contar con sistemas de información de empresas, era un tema exclusivo para las grandes corporaciones. Pero gracias a la globalización, muchas pequeñas y medianas industrias han tenido que adecuarse a estas nuevas realidades.

Las PYMES han hechos cuantiosas inversiones en adecuar sus procesos productivos y sistemas de gestiones, para ingresar en la autopista de las nuevas tecnologías.

Esta valiosa herramienta tecnológica permite que las pequeñas y medianas empresas, vayan adecuando su estructura organizativa y así poder establecer alianzas con las grandes corporaciones.

Los sistemas de información que han implementados muchas de las PYMES a nivel global, inicialmente han tenido una orientación al logro del buen uso de los inventarios y recursos, que reduzcan sus costos de producción.

Muchos empresarios de medianas y pequeñas industrias, han visto en los sistemas de información, no un gasto, más bien forma parte de la inversión que a largo plazo le dará las mejores herramientas para la toma de decisiones.

Si el norte de los pequeños y medianos industriales es poder tomar una pequeña porción de la gran torta de inversiones globales, deben contar con datos fiables y oportunos para tomar decisiones acertadas.

Tener los mejores sistemas de información, es garantía de optimizar las operaciones en la producción, contar con mejores sistemas de control de inventarios, facturación cotización y despacho.

El sistema de información de empresas, recopila todos los datos necesarios para entregar informes libres de prejuicios. Estos datos son utilizados por los responsables de las PYMES, para establecer las mejores alianzas comerciales.

Desinversión 

Las medianas empresas que han rechazado hacer inversiones, en los sistemas de información. Están siendo superadas por aquellas que invirtieron a  tiempo en las mejoras tecnológicas de sus operaciones.

El hecho de que pequeñas y medianas industrias no cuenten con una oportuna información o hagan uso inadecuado de la tecnología disponible, puede ser observado en la falta de políticas claras de expansión de la organización.

No tener estrategias de crecimientos definidas, acarrea pérdidas para la empresa. Esta merma en las PYMES, puede ser de capitales y también de talento humano.

Por lo general a las personas les gusta pertenecer a organizaciones y grupos que estén a la vanguardia. Si el recurso humano no ve posibilidades de desarrollo en su organización actual, buscará migrar hacia organizaciones que dispongan de sistemas de información tecnológica.

Pero muchas veces no se trata sólo de una negación a querer invertir en una mejora de los sistemas de información. En ocasiones las pequeñas industrias, como por ejemplo los micros emprendimientos, no cuentan con el capital suficiente.

En ocasiones algunas PYMES tampoco cuentan con el respaldo de las instituciones financieras, para poder afrontar una inversión en el mejoramiento de sus equipamientos tecnológicos y poder obtener mejores resultados.

las pymes y los sistemas de información de empresas

Programas ERP

Constantemente las PYME se encuentran en la búsqueda de nuevas herramientas, que les permita tener mayor eficiencia en sus distintas operaciones y disminuyan las pérdidas de su negocio.

Para satisfacer esa demanda existen los ERP que es igual a decir Programas de Planificación de Recursos Empresariales. Estos programas tecnológicos ayudan a las pequeñas y medianas empresas, a posicionarse mejor, respecto a sus competidores.

A continuación se mencionan algunas de estas valiosas herramientas, que mejoran la operatividad de las empresas:

  • SAP Business One

SAP Business One es un software ERP, que puede tener un Almacenamiento virtual. Esta particularidad lo convierte en el más fácil de utilizar y el que menos gastos de inversión requiere.

Con este programa las pequeñas y medianas empresas, pueden tener control de todos los procesos productivos y administrativos. A través de SAP, se pueden llevar los procesos contables, producción y entrega final al cliente.

  • NetSuite ERP

El programa Netsuite fue desarrollado para ir adaptándose de acuerdo al crecimiento de las empresas. Puede tomar el control de la contabilidad, producción, facturación y despachos al cliente.

  • Sage 500

Este es un software bastante completo, ofrece aplicaciones para la administración de las cuentas por pagar, orden de compras, control de las operaciones productivas y satisfacción a los clientes.

(Visited 1.727 times, 8 visits today)

Deja un comentario