El Mejor Tutorial ACCESS para Crear tu Base de Datos

En este artículo trataremos de mostrarte, de forma explicativa, como crear tu base de datos con la técnica de un Tutorial Access para que usted pueda organizar sus datos de manera más eficiente y ordenada. Por ello le recomendamos que lea con atención este blog.

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¿En qué consiste una base de datos?

Bien sea que usted tenga una empresa, un negocio o realice cualquier actividad afín que requiera el manejo constante de información que necesite conocer, para poder levar a cabo sus funciones de manera ordenada, necesita tener a su disposición una base de datos.

Una base de datos es el punto de partida para realizar múltiples actividades como una Auditoría Informática o llevar al día las existencias de un almacén.

Imaginemos una empresa que realiza actividades para las cuales necesita procesar materias primas que deben permanecer en stock en un almacén y que tiene una cantidad de clientes a los que debe distribuir sus productos, pero al mismo tiempo debe tener la información necesaria sobre sus ventas, existencias y sobre las actividades que realizan sus empleados.

Toda la información relacionada con esa actividad recibe el nombre de datos y se debe encontrar una forma eficiente y adecuada para su almacenamiento y disponibilidad, de manera que puedan ser accesibles en cualquier momento en el que se quiera realizar una consulta.

Para ello hay que aprender a utilizar un gestor de datos, que es un programa por medio del cual se pueden ingresar los datos necesarias y guardarlos, para que sean accesibles al momento de querer realizar cualquier consulta, reubicarlos y manejarlos o modificarlos de la forma en que se requiera, de acuerdo al tipo de actividad con la que estemos relacionados.

Los datos deben ser almacenados de manera coherente, para que el usuario pueda tener a la mano la información que necesita a los efectos de que pueda obtener los resultados y conclusiones que requiere para poder llevar a cabo su actividad con éxito, ya que estos datos le permitirán hacer proyecciones a futuro de su negocio, llevar de forma ordenada las existencias y tener una idea del éxito o no de sus productos.

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Un gestor de negocios que pueda garantizar esos resultados debe ejecutar las siguientes funciones:

  • Ingresar datos
  • Guardar datos
  • Permitir Recobrar datos y establecer las relaciones entre ellos

Ciertamente, en el pasado se solía llevar esta información por medio de libros o registros de forma escrita, pero a partir del momento en que la cantidad de datos se vuelve más y más voluminosa, resulta necesario crear un sistema que sea más eficiente y amigable con el usuario, para que pueda disponer de la información que necesita de forma más rápida y oportuna.

Si nos fijamos en la evolución que ha tenido la manera de llevar estos registros, podremos observar que de las anotaciones en libros, pasamos a utilizar archivos con carpetas, que contenían los datos el múltiples hojas que podían estar ubicadas en lugares y zonas diferentes, de manera que cuando se requería consultar algunos informes para tomar una decisión sobre el giro del negocio, probablemente el usuario tuviera que consultar en varios lugares y disponer de mucho tiempo para hacerlo.

Esta forma de guardar los datos afectaba en gran medida su disponibilidad y la posibilidad de poder tomar decisiones prudentes y necesarias para la actividad de realizábamos de forma eficaz y oportuna.

Ahora, gracias a la Historia y evolución de la Tecnología, podemos utilizar una computadora para ello, y aunque en principio la búsqueda de información sigue siendo la misma, los resultados de esa búsqueda pueden ser instantáneos. 

¿Cómo está organizada una base de datos?

En primer lugar, debe poseer una tabla de registro que se divide en campos.

Tabla de registro y campos

Un programa cibernético de base de datos tiene la función de guardar la información que es ingresada en él a manera de tablas como las que podemos encontrar en una agenda para números de teléfono.

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La razón por la cual las personas usan una agenda para los números de teléfono es porque necesitan tener guardados de manera sistemática la información sobre una cantidad de individuos. El sistema de organización de la información dependerá del número de campos dispuestos en la agenda.

En el ejemplo hemos usado tres campos, el nombre, la dirección y el número de teléfono, cada uno de ellos en una columna distinta, y nuestro criterio de búsqueda, en caso necesario, será el nombre de la persona, a partir del cual obtendremos los datos sobre su dirección y su número telefónico.

Al lugar dispuesto para que contenga la información sobre un individuo en una agenda de números telefónicos se le puede denominar fila y las distintas filas existentes forman parte de una tabla. Ahora bien, a la información relativa a un individuo se le denomina dato y es lo que aparece en el contenido de la fila de una tabla, constituyendo al mismo tiempo lo que recibe el nombre de un registro.

En ese registro, cada uno de los lugares en los que encontraremos los datos de un individuo de forma organizada recibe el nombre de campo, y todos ellos en su totalidad componen una tabla.

El registro de la información es el método más sencillo para poder guardar los datos. Este registro va a contener toda la información que esté relacionada con un individuo en particular y estará divido en campos.

La tabla, entonces, será el grupo de los registros similares que han sido ingresados al sistema y que van a tener igual organización.

Tipos de campos que existen

En el ejemplo de la agenda de números telefónicos hemos podido observar que existen campos que tienen mayor relevancia que otros. Por ejemplo, el nombre resulta ser un campo esencial, para que la forma de registrar la información sea coherente, y también porque constituye nuestro principal criterio de búsqueda.

Sería muy extraño que encontrásemos una dirección en la agenda que no corresponda a un nombre, por ello esos campos son llamados campos fundamentales, porque son los que dan forma y facilitan la búsqueda en un registro, de manera que los demás campos reciben el nombre de campos secundarios, porque son los que completan la información.

Clases de bases de datos

Existen varias clases de bases de datos, pero las más utilizadas son las planas y las relacionadas.

Podríamos decir que una base de datos plana es la que contiene información básica y sencilla, como el caso de nuestra agenda de números telefónicos, en donde se almacena únicamente el nombre, la dirección y el número de teléfono de un individuo, por lo que se requiere utilizar una única tabla.

Pero existen supuestos en los que se requiera más de una tabla para guardar más información. Si pensamos en una empresa, además del nombre, la dirección y el número telefónico de sus empleados, también se requerirán datos como la edad, el nivel de estudios, la fecha de ingreso en la empresa, el cargo que desempeña, las actividades que realiza, su asistencia laboral, entre otros.

Así, la tabla resume la información que se requiere en los campos que requiera la base de datos que hayamos creado, pero si cada vez que un empleado ascienda o cambie de cargo en la empresa, tuviéramos que implementar una nueva tabla, su información se duplicaría, que es lo que ocurriría si lleváramos estos registros en papel, porque a la carpeta que contiene la información de ese empleado tendríamos que agregar una nueva hoja con toda la información anterior y la nueva.

Esta forma de proceder no sólo llena de datos innecesarios por ser redundantes, las carpetas de archivo de la empresa, sino que resulta poco eficiente. Para llevar de buena forma una base de datos de este tipo, necesariamente se requerirían múltiples tablas, pero que pueden estar relacionadas si poseen un campo en común.

Al poseer un registro informático que pueda tener varias tablas interrelacionadas por un campo común se impide la redundancia o repetición de información, porque no será requerido que se vuelvan a cargar los datos personales del trabajador, sólo será necesario introducir el criterio de búsqueda que estemos empleado en nuestro sistema y se añadirá la nueva información sobre su situación laboral que será actualizada.

El modo de obtener la interrelación entre las tablas es por medio de un campo común, es decir, que el número de tablas de que se trata tenga un campo que haya recibido la misma denominación, como puede ser el caso de un nombre o de un número y en este caso, se dice que la manera de organización de las tablas se convierte en una base de datos relacional.

Aspectos que se deben tomar en cuenta a la hora de diseñar una base de datos

Previa a la explicación de lo que es un programa de datos, se debe conocer cuáles son los elementos a tener en cuenta al momento de crear una base de datos:

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  • Resulta muy relevante saber concretamente la función para la que se desea emplear la base de datos, cuál es la información que nos interesa de los datos que existen y cuál es la información que se necesita obtener con más frecuencia.
  • Teniendo ese conocimiento, hay que proceder a estructurar las Tablas que conformarán esa base de datos. Hay que determinar cuántos y cuáles son los campos que se necesitan para cada tabla, teniendo que definir de forma correcta y eficiente la distribución u organización que tendrá la base de datos, ya que un diseño descuidado tendrá como consecuencia que el sistema sea lento y la finalidad para la cual fue creado no se cumpla.

Sistema de Búsqueda

En el sistema de archivo de datos usado antes de la era cibernética, si se deseaba obtener un grupo preestablecido de registros, se requería que los datos hubieran sido previamente ordenados, conforme a una pauta.

Por ejemplo, las carpetas de trabajadores de una empresa se ordenaban por apellidos o por su número de identificación, de manera que con posterioridad, con la vista y las manos, mediante el desplazamiento de algún empleado hasta el lugar en que se encontraban guardados los archivos.

Posteriormente, con dificultad y empleando gran cantidad de tiempo, ese oficinista tenía que ir encontrando del contenido de la carpeta encontrada los registros en forma individual y al terminar de utilizar los archivos, tenía que proceder a la inversa, guardando las carpetas y desplazándose hasta su puesto de trabajo para entregar la información solicitada.

Si ocurría que se deseaba efectuar una búsqueda utilizando un criterio distinto a aquel en el que se encontraba ordenado el archivo, resultaba una tarea titánica, por no decir  improbable de realizar.

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Por el contrario, con la utilización de una base de datos, las búsquedas son más expeditas y se pueden efectuar por medio de los criterios o campos de los que disponga la misma, siendo irrelevante el modo en que se encuentren dispuestos los datos.

Esto quiere decir que una base de datos facilita enormemente las búsquedas, porque se pueden emplear varios criterios diferentes, como el nombre, el número de identificación o el cargo desempeñado en la empresa por el trabajador, se pueden efectuar búsquedas que combinen criterios, búsquedas inversas y abandonar la búsqueda es igual de expedito.

Cuando hayamos obtenido la información que buscamos, el programa de la base de datos nos facilitará efectuar los mismos procedimientos con toda la información contenida en la misma, permitiéndonos ordenarlos y efectuar informes que se ejecutarán sólo con relación a la información obtenida.

Formularios e informes en el tutorial access

Ciertamente, en una base de datos la información se guarda a manera de tablas, pero ello no significa necesariamente que sean mostrados de esa forma en la pantalla como una de las Partes del computador al momento de introducir el criterio de búsqueda y obtener los datos requeridos, ni que necesariamente vayan a ser impresos de esa manera.

Por el contrario, la manera en que una base de datos puede disponer la información para ser consumida por el usuario puede ser por medio de formularios o informes. Se trata de documentos de aspecto parecido, pero cuya función es distinta. Para decirlo de manera sencilla, un formulario es una disposición o presentación que se hace para enseñar los datos en el monitor o pantalla, pero los informes fueron diseñados para disponer la información que va a ser impresa.

¿Qué son los formularios?

Los programas de bases de datos que existen facilitan la muestra de su contenido en el monitor o pantalla de maneras muy distintas. Ello es así por razones estéticas o funcionales.

Si se utiliza un formulario, podremos observar en el monitor o pantalla, en un mismo momento, campos que se encuentren almacenados en diferentes tablas que se encuentran relacionadas, resultando más fácil trabajar con los formularios, los cuales permiten la exclusión de algunos campos determinados.

Esta funcionalidad resulta esencial para aquellas bases de datos que son consultadas por varios usuarios y pueden estar buscando información distinta, con criterios de búsqueda diferentes, debido a que la información que se pretende encontrar deba estar relacionada con un campo específico u otro de la actividad que se va a desarrollar.

Inclusive, existen programas que restringen el acceso de determinados usuarios al contenido total de la información que se encuentra en la base de datos, sobre todo en aquellos casos en los que no interesa que todos los que tienen acceso al sistema puedan obtener el conocimiento de la totalidad de los datos.

De otra parte, los formularios otorgan la manera de presentar la información con un aspecto más atractivo, lo que da lugar a que trabajar con ellos sea más agradable, concediendo la opción de introducir datos, cambiarlos o poder descartar algunos registros.

¿Qué son los informes?

Los informes se tratan de maneras de exponer los datos preparados para su impresión. Aquellas personas que manejan las bases de datos tienen la experticia para poder ir  colocando los datos de la base sobre textos, modificando su ubicación, en cualquier formato, de tal manera que son capaces de crear de forma inmediata documentos, misivas, listas, etiquetas y muchas otras cuestiones más.

Tutorial Access ¿Forma de crear un fichero de base de datos?

Cuando el empleado especializado proceda a dar inicio al programa, se abrirá una ventana como la que se coloca a continuación:

En este punto, hay que seleccionar la casilla que indica base de datos en blanco y con el botón izquierdo del ratón se pulsa en Aceptar. Posteriormente se mostrará un cuadro en la pantalla en el que se debe colocar el nombre que se le pondrá a la base de datos.

Hay que escoger un nombre adecuado y que esté vinculado con la información que contendrá la base de datos que se está creando, para que pueda ser recuperada o solicitada de manera fácil cada vez que ello sea requerido por un usuario autorizado.

En este caso, debemos proceder a escribir el nombre escogido en la casilla que indica Nombre de archivo y pulsar con el botón izquierdo del ratón la casilla Crear. Justo entonces se mostrará la ventana de Access.

En la ventana de Access se van creando las bases de datos. A medida que se vayan escogiendo las opciones de pestañas del sistema, se podrá ingresar a los diferentes elementos que conforman la base de datos; esto es, las tablas, formularios, informes, consultas, la información macro y los distintos módulos que se pueden crear.

Las tablas

Cuando comencemos a establecer una base de datos, lo primordial es crear como primer paso sus tablas. En cada una de ellas hay que implantar los campos en los que se ingresará la información, ello significa que estaremos creando la distribución con la que se guardará la información.

¿Cómo crear una tabla con el tutorial access?

Con la finalidad de establecer las tablas, se debe pulsar con el botón izquierdo del ratón en la casilla Tablas y se desplegarán las distintas posibilidades que ofrece Access para fabricar la tabla y que son:

  • Crear en Vista Diseño: lo que facilita la creación manual de los campos y permite ordenar el diseño que deseamos que tenga la tabla.
  • Crear con el Asistente para tablas: en este supuesto el asistente nos solicitará las especificaciones que tendrán los campos y la tabla y la creará de manera automática.
  • Crear ingresando datos: esta opción nos permitirá crear una nueva tabla pero que ya tiene formato de tal. Podremos observar que en la primera fila de dicha tabla se mostrarán los campos de la siguiente forma: Campo 1, Campo 2 y así sucesivamente y sobre esos campos debemos colocar los nombres que llevarán y que, al mismo tiempo se convertirán en criterios de búsqueda.

¿Cuáles son las posibles vistas de una tabla?

Es posible observar las tablas desde dos tipos diferentes de vista, que son la vista de diseño y la vista como hoja de datos, y en cada una de ellas podremos observar que no sólo cambia la manera en que lucen, sino que también cambiarán el menú y la barra de herramientas:

Vista Diseño Vista Hoja de datos
En este tipo de vista se permite diseñar los campos, pero no se permite ingresar información. Si lo que deseamos hacer es introducir información, debemos pulsar el ícono correspondiente y se desplegará la vista hoja de datos. Es similar a una de cálculo, observándose que el primer cuadro de cada columna será el nombre que hayamos dado a los campos y cada fila del cuadro es el espacio dispuesto para registrar la información correspondiente. En este supuesto, no se pueden efectuar cambios al tipo de información contenida en los campos o la manera de describirlos. Si lo que deseamos es efectuar esta clase de cambios, hay que hacerlo luego de que hayamos pulsado el recuadro Vista.

Vista Diseño

En caso de que seleccione la posibilidad de Crear una tabla con la opción Vista Diseño, se mostrará una ventana por medio de la cual estaremos en capacidad de cambiar las clases de datos que deseemos ingresar en cada campo o variable.

Podremos observar que en la primera columna de la vista se mostrará la identificación de los campos que hayan sido creados, y en la segunda columna se indicará la clase de datos que ha elegido automáticamente Access con base en la información que fue ingresada. Tal como se puede observar en la figura anterior, en cada columna se deben colocar las distintas particularidades de cada campo:

  • Nombre del campo: que son los nombres que hayan sido colocados a los campos.
  • Tipo de datos: esto es, si se trata de texto, si es numérico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.
  • Descripción: aquí se debe colocar la descripción de la información que va a ser introducido en el campo o cuál es su función.
  • Propiedades de los campos: este paso es importante, porque al determinar las propiedades de los campos, se establece como van a lucir los datos, pudiendo evitarse que sean introducidos de forma errónea. 

En este tutorial Access, a modo de ilustración observaremos como se crea la base de datos de una universidad. Se puede observar que se ha comenzado la tabla de los alumnos matriculados, pero aún no se han creado todos los campos que se necesitan. Por ejemplo, no existen aún los campos relacionados con el sexo, el lugar de nacimiento,  la fecha de ingreso, su correo electrónico, su teléfono y otros que puedan ser necesarios.

En la imagen anterior les mostramos los criterios que se necesitan con relación a la conformación de la tabla, en el campo denominado CFSOC, hay que determinar el tamaño que tendrá el campo, la obligatoriedad de tener que ingresar alguna información.

Para lo cual debemos seleccionar que se trata de un dato Requerido, y las características que deben cumplir los datos que se ingresen, que se denomina Regla de Validación, cuya finalidad es impedir que se ingrese información equivocada. 

Cuando hayamos podido establecer de manera general la conformación de la Tabla Alumnos, a continuación debemos guardar la actividad realizada, que ya incluye el nombre que le hemos dado a la misma. En este punto del procedimiento Access va a revisar si existe o no una clave principal para dar un orden y coherencia a la Tabla que hemos creado.

¿Cuál debe ser la clave principal?

Por lo general, la clave principal puede ser uno o algunos de los campos que componen una tabla. Su contenido sirve para identificar cada registro que se encuentre dentro del campo de forma original. Con ello se evita que puedan ser introducidos por accidente dos registros idénticos o que se puedan guardar recuadros nulos o que se encuentren sin contenido en los campos que forman la clave principal.

En el ejemplo de la Tabla de alumnos que estamos utilizando para ilustrar este tutorial Access hay que determinar un campo que no esté duplicado, como puede ser el del nombre o el del número documento de identificación, pero teniendo cuidado, porque el campo del nombre no necesariamente es único.

Puede ocurrir que los campos de los nombres y apellidos juntos también puedan estar duplicados por alguna razón en particular. Si tenemos el temor de que los campos que vayamos a elegir como clave principal puedan estar duplicados, entonces lo más sensato es establecer un código particular para cada estudiante.

También se puede emplear el número de su documento de identificación como dato único que podamos emplear para encontrarlo en el registro, pero primero debemos asegurarnos de que ese campo no haya sido duplicado.

Si lo hemos realizado de manera correcta, la información del estudiante no se mostrará disgregada en tres opciones, sino que aparecerá en una sola oportunidad, de manera que cuando se desee consultar la situación de este estudiante, podremos estar seguros de que el sistema contiene y mostrará toda su información.

Esta selección la podemos hacer directamente en el Menú Edición| Establecer Clave Principal.

Hay que advertir que no es absolutamente necesario preestablecer una clave principal, pero lo usual es que sea muy apropiado hacerlo. Además, si no se hace así, cuando queramos cerrar la tabla de la base de datos, se nos mostrará un cuadro de diálogo solicitando que sea establecida:

TUTORIAL ACCESS

En caso de que elija la posibilidad “Si”, Acces le suministrará de manera automática un campo autonumérico que en lo adelante será considerado como la clave principal.

Tipos de clave principal

El programa Microsoft Access contiene tres clases de clave principal: Autonumérica, Campo simple y Campos múltiples. Para efectos de este tutorial Access hemos elegido la opción de crear de forma manual la Clave principal siguiendo el procedimiento de colocar en el campo correspondiente al número de documento de identificación del estudiante esa característica.

Claves principales de Autonumérica en tutorial Access

El campo Autonumérico es el que puede escogerse para sea el propio sistema el que coloque de manera automática un número en secuencial al momento en que se agregue un registro a la tabla. Esta constituye la manera más fácil de crear la clave principal para una tabla.

Como hemos explicado antes, en caso de que no hayamos establecido una clave principal previamente a que vayamos a guardar una tabla que hayamos creado, el programa Microsoft Access preguntará inmediatamente si se queremos que sea creada una clave principal de forma automática. Si colocamos en el cuadro de diálogo que se abrirá para ello que sí, Microsoft Access establecerá una clave principal de tipo Autonumérica.

Claves principales de Campo simple

Si hemos encontrado un campo que contenga valores que son únicos, como podría ser el caso de aquel en el que se introducen los números del documento de identificación o los números de pieza, es posible que designemos ese campo como la clave principal de la tabla.

Otra medida de seguridad que posee el programa Microsoft es que, en el supuesto de que el campo elegido como clave principal tenga valores que se encuentran repetidos o que sean Nulos, no podrá ser establecido como la clave principal.

Terminada la selección se debe proceder a Guardar y tendremos que repetir las operaciones necesarias para poder crear la segunda tabla, con la cual se concluirá el motor de búsqueda de relaciones en la base de datos establecida. Debemos continuar construyendo la conformación de nuestra Base de Datos Relacional.

La segunda tabla nos dará la posibilidad de establecer una relación que impedirá que se pueda introducir varias veces la Carrera que se encuentra estudiando nuestro hipotético estudiante en la universidad, lo cual ocurrirá con todos los alumnos que sean ingresados en el registro.

Pero hay que poner atención, porque si en la primera Tabla, el campo Carrera (CFSOC) incluía la designación de un código simple, pero siempre que se trata de un código, nos veremos en la obligación de hacer una aclaratoria de dicho código para las futuras actividades que realizaremos en el interior de la Base de Datos. Es por ello que tendremos la obligación de establecer una Segunda Tabla que podremos relacionar con la Tabla Alumnos.

TUTORIAL ACCESS

En este caso, la segunda tabla sólo constará de dos campos (CFSOC; Detalle) por ello hay que repetir en el primer campo las especificaciones de la primera tabla, pero con la adición de establecer este campo como la Clave Principal de la Tabla. El segundo campo debe ser utilizado para el nombre completo de la carrera que sigue nuestro hipotético estudiante en la universidad. Luego debemos guardar la Tabla con el nombre de Código de Carrera.

Introducción de datos por medio de formularios según este tutorial Access

Resulta muy incómodo tratar de ingresar directamente la información sobre las tablas, debido a que no sólo no se podrán observar los campos sin que tengamos que desplazarnos por medio de la barra de herramientas, sino que también los registros se verán amontonados uno encima de otro. Por ello, si no ponemos atención con respecto a la referencia del registro, se corre el riesgo de agregar datos que no se correspondan con ese registro.

Utilidad de los formularios

Es por ello que los formularios nos brindan una opción más cómoda y práctica de ingresar los datos en las tablas de una forma más limpia, en lugar de tratar de ingresar directamente la información sobre la tabla.

Si bien las tablas se comisionan de acumular la información, los formularios tienen la ocupación de acopiarla para que las tablas puedan recopilar los datos contenidos en los formularios deben estar cerradas. Si se siguen estos sencillos pasos, cuando guardemos los formularios, las tablas se actualizarán de manera automática.

Existen múltiples tipos de formularios, alguno de los cuales permiten observar los registros de manera aislada del resto de la información, en otros, se permite observar todos los registros juntos, o también existe la posibilidad de diseñar un formulario con un formato absolutamente adaptado a las necesidades que se requieran.

Una base de datos permitirá que se pueda establecer más de un formulario anclado a una misma tabla. Si se requiere, un formulario puede estar relacionado con varios campos de una tabla, con uno sólo o con todos, inclusive es posible que pueda estar relacionado con campos que pertenezcan a diferentes tablas.

En este caso, siguiendo el hipotético caso de la creación de la base de datos de una universidad, procederemos a crear un formulario con la finalidad de poder ingresar datos en la Tabla Alumnos.

TUTORIAL ACCESS

Por razones de la complejidad que encierra el proceso de la creación de un formulario desde el menú de la vista diseño, que fue la misma que utilizados para darle vida a la Tabla de Alumnos, tendremos que utilizar ahora el Asistente para la Creación de Formularios. En el recuadro de la Base de Datos, debemos elegir la opción de Formularios y luego de ello, la opción Crear un formulario utilizando el asistente.

En este caso el Asistente no irá ayudando formulándonos preguntas en el proceso de fabricación del Formulario. Es importante recordar que este Formulario que estamos construyendo por medio del Asistente tiene como objetivo la introducción de datos en la Tabla Alumnos, razón por la que debemos incorporar todos los campos que dicha tabla posea en el formulario.

Cuando hayan sido ingresados los campos que serán parte del Formulario, aún tendremos que establecer cuál es la distribución que tendrá. Existen varias opciones de Distribución, cuyo objetivo es poder mostrar en el monitor la información que se encuentre registrada en la Tabla.

Se puede observar, de modo general, que existen dos maneras que normalmente se utilizan para mostrar la información en la pantalla de los datos. Una es la que nos permite ver los datos de manera individual, lo que quiere decir que podremos ver un solo registro por pantalla, en este caso las posibilidades EN COLUMNA o JUSTIFICADO, están dirigidas a esta clase de registro por pantalla.

Mientras que otras posibilidades como TABULAR u HOJA DE DATOS procederá a mostrar todos los registros guardados que quepan en la pantalla y tendremos que navegar a través de ellos por medio de las barras de desplazamiento que serán adicionadas de manera automática por el sistema.

Cuando hayamos logrado establecer ¿Qué es un formulario? y hacer la distribución, será necesario también establecer el diseño y el nombre que tendrá el formulario y si no hacemos esto último, entonces por defecto, el formulario tomará el mismo nombre de la tabla con la que está vinculado. Llegados a este punto, ya estaremos en capacidad de introducir la información por medio del Formulario Alumnos a la Tabla Alumnos.

TUTORIAL ACCESS

En el proceso de ingresar la información, si cometemos el error de tratar de agregar un registro tenga un valor equivocado, que en el momento de crear la Tabla Alumnos ya indicamos que no era posible ingresar tal valor, se mostrará un cuadro de diálogo indicándonos que dicho valor no se encuentra acorde con las Reglas de Validación y nos reintegrará el Texto de Validación que hemos indicado previamente.

En el caso de la hipotética base de datos que estamos usando para ejemplificar este tutorial Access la sigla “FG” no concuerda con carrera alguna de las que se dictan en la universidad y lo excelente es que el sistema no nos permitirá continuar ingresando información hasta que hayamos subsanado el error.

Con respecto a la otra Tabla Código de Carrera creada, no es necesario construir un formulario, porque se pueden introducir los cinco registros preestablecidos sin inconveniente alguno.

Consultas a la base de datos

La consulta se trata de la solicitud  de datos que efectúa el usuario a la base de datos. Los datos con los que respondan a nuestra solicitud pueden provenir de una sola tabla o de varias de ellas. La respuesta a la consulta es lo que se denomina hoja de respuestas dinámica; en la que se mostrarán los datos extraídos de las tablas.

Pero sólo se trata de una creación del sistema, ya que no se trata de un documento que se pueda guardar, sino de una creación para la vista desde la información que se encuentra guardada en las tablas. Algunas clases de consulta permiten la edición de la información contenida en las tablas, pero no es recomendable hacer modificaciones por medio de consultas.

Debemos recordar que la herramienta de consulta sólo debe ser utilizada para obtener la información que se desea y que se encuentra guardada en la tabla.

¿Qué se puede hacer por medio de una consulta?

Elegir tablas: las consultas se pueden hacer sobre el contenido de una tabla o de varias de las que existan en la base de datos, existiendo muchas formas de obtener datos si se utilizan las combinaciones posibles.

Modificar los datos de las tablas: recordemos que las consultas no constituyen tablas, sino un medio para acceder a las mismas, y por medio de ellas se puede cambiar, incluir o eliminar un registro.

Elegir uno o varios campos: cuando hacemos una consulta se puede determinar el campo que deseamos verificar.

Seleccionar registros: en una consulta podemos especificar la búsqueda a un solo registro concreto.

Realizar cálculos: en los campos que muestra una consulta el usuario puede efectuar cálculos, como es el caso de la cantidad de registros elegidos o sumar la totalidad, en cuyo caso se generarán campos nuevos que contendrán el resultado del cálculo.

Para crear nuevos formularios, informes o consultas: con base en la información obtenida en la consulta el usuario podrá establecer nuevos elementos.

Tipos de consultas

Existen varias, pero la más usual es la Consulta de selección, que sólo requiere el ingreso de unos criterios para tener acceso a la información de la tabla que buscamos.

¿Cómo se crea una consulta?

Podemos hacerlo al pulsar en el cuadro de diálogos de consultas y se mostrarán las posibilidades que ofrece Access para crear una consulta:

  1. Crear una consulta en Vista diseño: esta modalidad facilita efectuar una consulta sin la ayuda del asistente.
  2. Crear una consulta utilizando Asistente: en esta modalidad la consulta la crea el asistente en forma automática, de acuerdo a los campos que elijamos.

Para efectos de este tutorial Access pensaremos en realizar consultas a las Tablas de la Base de Datos muy básicas, por lo cual les mostraremos la creación de consultas en Vista Diseño, porque al haber diseñado nuestra Base de Datos, tenemos el control absoluto sobre ella.

TUTORIAL ACCESS

A continuación en el cuadro de diálogo debemos establecer sobre cuáles tablas podrá efectuarse la consulta. Recordemos que antes habíamos establecido claves principales para las dos Tablas que conforman la Base de Datos y cuando las incluyamos en la nueva consulta observaremos que las Tablas se relacionan de forma inmediata.

De esta manera se pueden efectuar búsquedas por consultas que utilicen algún criterio que se encuentre en la Tabla como puede ser el de la Carrera de estudios y se nos mostrará el valor que que coincida con ese criterio en la otra tabla, que es la de los Alumnos.

Así luce una ventana en la que hemos efectuado una consulta, observándose que está seccionada en dos partes:

La de arriba: enseña el elemento sobre el que el usuario hace la consulta.

La de abajo: enseña los criterios de búsqueda de la consulta con los que se va a incidir en la Tabla de la Base de Datos.

Si queremos adicionar campos nuevos que se puedan visualizar en una Consulta, tenemos que elegir el campo que deseamos en la sección superior de la ventana, el el interior de las Tablas que estén disponibles para la Consulta y haciendo doble pulsación con el botón izquierdo del mouse se sumarán a la sección inferior de la ventana, pasando a formar parte de los criterios de búsqueda de la Consulta.

Los pasos que debemos cumplir para crear los criterios que vamos a emplear en nuestra Consulta son muy sencillos. También hay que tomar en cuenta que cuando hacemos una Consulta, existe un elemento que nos permitirá seleccionar un criterio de selección, aunque no se vea, y ese elemento es la opción Mostrar.

Los Criterios

En la casilla correspondiente se debe ingresar la condición/es que tiene que tener un campo para que su registro se muestre como la respuesta a la consulta. Cuando se realiza una consulta, el programa analiza el contenido de la casilla criterios mediante los Fundamentos de Programación.

En el interior del campo se indagan aquellos valores que coincidan con el criterio de búsqueda y los criterios pueden ingresarse en uno o más campos o por el contrario, ingresar varios criterios de búsqueda en un mismo campo. Tampoco se requiere que se llenen todas las casillas de cada columna, todo ello va a depender de los datos que se quieran buscar.

¿Cómo se establecen los criterios?

En el interior de cada casilla Criterio hay que escribir un valor, que puede ser un texto, numérica o numérica con operadores. Si no se ingresa ningún valor con la expresión de texto o numérica, el programa actuará como si el operador fuera “=”, y sólo obtendremos un resultado de búsqueda si hay algún registro que sea igual al valor del Criterio.

Gracias a los operadores, además de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las búsquedas dentro de los registros.

Los rangos de valores

Si deseamos buscar una información entre rangos en el interior de un campo, se deben usar los siguientes operadores:

Entre…Y : pongamos por caso que se requiere la información sobre alumnos entre 18 y 28 años, deberemos colocar en el campo Criterios la siguiente expresión: Entre 18 Y 28.

<,>,>=,<=,<>: estos son los operadores de comparación que se pueden utilizar.

Varios criterios

En el supuesto de diferentes campos: criterio Y; se utiliza en caso de que se escriban varios Criterios de búsqueda en una misma casilla y el programa procederá a buscar un registro que contenga todos los criterios. Por ejemplo, el criterio Y se puede usar en un mismo campo así: >80 Y <100

Cuando se hace en un mismo campo: criterio O; se utiliza cuando se coloca un criterio de búsqueda en la casilla “Criterio”, otro criterio en la casilla O, y si se desea, se pueden añadir más criterios en las filas inferiores. El programa encontrará registros que, por lo menos, coincidan con uno de los criterios. Ese criterio puede ser usado en diferentes campos.

La consulta

En el ejemplo que venimos utilizando a los efectos de este tutorial Access, se efectúa una Consulta para que se muestren los registros de los estudiantes que se encuentran incluidos en las Tablas que han encajado en el criterio de estar inscritos en una carrera específica, como Sociología.

Debido a que la consulta se hace con Tablas relacionadas entre si, gracias a un campo determinado, que es CFSOC, debemos estar atentos a los datos que deseamos que se muestren en la pantalla como resultado de la Consulta. 

Por ello hay que seleccionar el campo CFSOC de la Tabla Alumnos, que engloba la información relacionada con cada registro y nos indicará la carrera en la que está inscrito el estudiante con unas siglas: CS (Sociología) TS (Trabajo Social) y así, por esa razón hay que crear un instructivo que contenga las siglas con las que estácodificada cada carrera en nuestra Base de Datos. 

TUTORIAL ACCESS

Para hacer la Consulta sólo hay que pulsar en el Símbolo de admiración rojo en la barra de botones de Access o bien pasar a la vista Hoja de datos, y tendremos a la vista los campos seleccionados que cumplieron los criterios de búsqueda y obtendremos los datos deseados. De la misma manera accederemos a la Vista Hoja de datos  y podremos regresar a la Vista Diseño e ingresar modificaciones en la consulta que estemos haciendo.

Así habremos concluido nuestra consulta y esperamos que este tutorial access haya sido de mucha ayuda, invitándolos a intentar crear una Base de Datos que se encuentre a la medida de sus necesidades. 

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