¿Cómo Bloquear Celdas en Excel para Protegerlas?

Así como su programa hermano del paquete Office: Word, permite que se bloquee todo el documento para evitar que sea editado, Excel también ofrece la opción de proteger no solo el documento sino las celdas, en esta entrada se explicará cómo encriptar el archivo y cómo bloquear celdas en Excel.

cómo bloquear celdas en excel

¿Cómo bloquear celdas en Excel?

Excel realmente es un programa muy completo que ofrece Microsoft para trabajar las hojas de cálculo, de hecho en la Historia de las hojas de cálculo se puede observar cómo superó con creces a sus antecesores que trabajaban con este documento de forma digital.

Esto es algo muy útil cuando se ha trabajado demasiado en una hoja de cálculo con cualquier tipo de información dentro de ella o cuando se ha llegado arduamente a un resultado gracias a las diferentes fórmulas que se pueden aplicar en Excel. Sea cual sea la razón si el archivo será compartido en el mismo formato será necesario proteger esas celdas, esto para que no sea modificado ni el valor que tienen ni las formulas aplicadas que han permitido llegar a él.

Además de eso, cuando las celdas tienen acciones combinadas con otras una sola modificación podría alterar todo el documento, un ejemplo de eso sería cambiar un valor de una de las columnas de un Balance General de la empresa. Existen diversas situaciones o circunstancias por las que se puede requerir proteger la información que se encuentra reflejada en las tablas de Excel, lo importante es evitar un error muy grande por una modificación equivocada o intencionada de los datos del documento.

En realidad no se desearía que se modificara absolutamente nada del archivo si solo es compartido para la observación de otras personas, por lo que se debe asegurar que las columnas, las filas, las celdas y por lo tanto las formulas se mantengan intactas sin importar quien abra el archivo. Esto es posible hacerlo sin necesidad de instalar un programa de terceros o de realizar un procedimiento demasiado complicado.

Realmente es un proceso que luego de saber cómo bloquear celdas en Excel será posible realizarlo en poco tiempo, muchas personas tienen la idea de que este proceso de bloqueo es demasiado complicado y al mismo tiempo otros pueden creer que es muy fácil de hacer. Lo cierto es que sí es sencillo, pero Microsoft Excel tiene algunos atajos o aspectos que pueden ser el motivo por el que el usuario se complique y no termine de bloquear las celdas o filas.

Propiedades de cada celda

Antes de ver cómo bloquear celdas en Excel o cómo fijar una celda en Excel, en primer lugar se debe saber que las celas tienen propiedades desde el momento que se crea el documento, estas propiedades se muestran en una ventana llamada «Formato de celdas», al que se puede acceder posicionándose sobre la celda y luego haciendo clic derecho sobre ella para que surja el menú de opciones, donde se verá la opción Formato de celda justo debajo de «Insertar comentario».

También se puede acceder a ella por medio de un atajo del teclado que consta de presionar las teclas «Ctrl + 1» simultáneamente. En esa ventana emergente es donde se podrán encontrar configuraciones de la celda como la alineación del contenido que tengan escritos, la combinación de celdas, la fuente que maneja, el tamaño de la letra y el color, el borde dependiendo del estilo de línea escogido, el contorno que tenga, el relleno según el color sólido deseado o según los efectos preestablecidos por el programa.

Al final de la ventana se muestra la sección «Proteger» donde se ve que por defecto las celdas ya vienen bloqueadas, pero no ocultas. Sin embargo, abajo se muestra el siguiente mensaje «No se pueden bloquear u ocultar celdas a menos que la hoja de cálculo esté protegida (pestaña Revisar, grupo, Cambios, botón «proteger hoja»). Esto da a entender que aunque la casilla de verificación se muestre seleccionada la celda no está realmente bloqueada, porque la hoja de cálculo no tiene esa protección aún activada.

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Si las hojas de cálculo nuevas vinieran con una protección por defecto las celdas también estarían realmente bloqueadas, sin embargo, esta no es una configuración que Excel hace de forma automática. En este sentido, este valor de bloqueo que se encuentra en las propiedades de la celda solo es un comando activado a la espera de que el usuario Proteja la hoja, de manera que cuando la hoja lo esté el usuario no deba ir también a la ventana de las celdas a protegerlas.

Todas las celdas de un nuevo libro vienen con esa propiedad de «bloqueo», lo que quiere decir que es posible proteger su contenido cuando se configure la protección de la hoja entera. Aquellas celdas que no tengan esta casilla marcada de bloqueo no podrán ser protegidas, sin embargo, esto será explicado en las siguientes secciones.

Paso a paso

Ahora bien, para saber cómo bloquear celdas en Excel se deberá hacer uso de la opción «Proteger hoja» que se encuentra en la pestaña «Revisar» que se encuentra en el menú de herramientas del programa.

  • Luego de ubicar la opción «Proteger hoja» entre otras dentro del grupo «Cambios» se deberá seleccionar para que pueda aparecer un menú emergente que permitirá continuar el procedimiento.
  • Este menú tiene una serie de casillas de verificación y un cuadro de texto para ingresar la contraseña que el usuario utilizará para proteger la hoja completa.
  • Arriba en la primera casilla de verificación seleccionada Excel indica «Proteger hoja y contenido de las celdas bloqueadas», esto quiere decir que todas las celdas que tienen activado el bloqueo serán protegidas con esta configuración, esto va de la mano con lo explicado anteriormente de las propiedades que por defecto tienen habilitadas las celdas.
  • Se verá otra lista con opciones abajo, estas serán utilizadas después pero para este primer proceso será necesario que las opciones «seleccionar celdas bloqueadas» y «seleccionar celdas desbloqueadas» se encuentren con el visto bueno antes de confirmar la acción.
  • Al hacer clic en aceptar se pedirá una confirmación de la contraseña donde el usuario deberá escribir nuevamente la contraseña tal como la escribió la primera vez, en esta ocasión Excel muestra también un mensaje:

Precaución: Si pierde u olvida la contraseña, no podrá recuperarla. Se recomienda guardar una lista de las contraseñas y de los nombres de los libros y de las hojas correspondientes en un lugar seguro. (Recuerde que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.)

  • Luego de eso solo se deberá hacer clic en aceptar y listo.

Cuando otra persona desee modificar alguna de las celdas el programa arrojará una ventana con una advertencia indicando que «la celda o el gráfico que intenta modificar están protegidos y por lo tanto son de sólo lectura», de manera que esa persona deberá quitar la protección por medio de la opción «Desproteger hoja» que luego de bloquearla ocupa el lugar de «proteger hoja» en la sección «Revisar» y en el grupo «Cambios».

Es importante tomar en cuenta que estos cambios no permiten que se hagan más modificaciones del documento, por lo que será necesario hacerlo solo cuando el trabajo ya está terminado y se vaya a compartir el archivo por los medios que sean. Luego de eso no será necesario editarlo más y la protección se mantendrá sin problemas.

Ahora bien, en cuanto a las casillas de «seleccionar celdas bloqueadas» y «seleccionar celdas desbloqueadas» al marcarlas el programa no solo bloquea este grupo de celdas impidiendo que los usuarios puedan editar lo que contienen cada una, sino que no podrán siquiera seleccionarlas si llegar a ellas con el teclado, es así como se activa la ventana de alerta no cuando el usuario ingresa al documento (a diferencia de Word que pide una contraseña incluso antes de mostrar el texto escrito) sino cuando toca una celda.

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¿Cómo desbloquear celdas en Excel?

Ahora que ya se conoce cómo bloquear celdas en Excel será necesario conocer cómo desbloquear el documento, cuando se desee hacer una modificación nueva, de parte del usuario propietario o de una persona que haya encontrado algún error que deba ser corregido. El bloqueo de las hojas no es algo irreversible, si se tiene aún la contraseña este será un proceso bastante sencillo y sin problemas.

Lo primero que se deberá hacer es abrir el archivo con normalidad, luego de eso se deberá ir directamente hasta la sección «Revisar» > Grupo «Cambios» para encontrar la opción desproteger hoja, en ese momento se deberá hacer clic sobre ella para poder ver un cuadro donde se puede escribir la contraseña escogida en el momento del bloqueo. Una vez ingresada se podrán hacer todos los cambios que se deseen en el documento.

Es importante destacar que cada vez que se seleccione la opción luego de saber Cómo desproteger una hoja de Excel y aplicar el procedimiento descrito se deberá proteger nuevamente siguiendo los pasos indicados en la sección de esta entrada titulada «¿Cómo bloquear celdas en Excel?».

¿Cómo bloquear solo una serie de celdas?

Cómo se indicó anteriormente, todas las celdas vienen por defecto predispuestas a ser bloqueadas al seleccionar «Proteger hoja», pero ¿qué pasa cuando solo se quiere proteger un grupo de celdas específicas y no todas las que están en la hoja de cálculo? Esto es posible y no es un proceso muy tedioso donde se tenga que seleccionar cada una de las celdas, entrar en su sección «Formato de celdas» y luego desmarcar la casilla de verificación, este proceso no será de esta forma.

En cambio se puede optar por seleccionar todas las celas al mismo tiempo, esto se hace haciendo clic sobre el primer cuadro de izquierda a derecha, este no es la primera celda sino aquel espacio que se encuentra entre la columna donde se muestran los números de las filas y en la línea donde se ubican las letras de las columnas. Ese cuadro tiene una pequeña flecha en su esquina inferior derecha que apunta a las celdas, al hacer clic sobre él se hará una selección total de todas las celdas de esa hoja.

Ya que se encuentran todas marcadas se deberá hacer clic derecho sobre cualquiera de ellas para poder entrar en el menú de opciones donde se encontrará «Formato de celdas», es ahí cuando se irá la sección «proteger» y se desmarcará la casilla de la propiedad de bloqueo. De esta forma todas las celdas quedarán desbloqueadas y se podrá escoger el grupo de celdas que se mantendrán listas para la protección tal como fue explicada.

Luego de eso se deberá escoger el grupo de celdas que se bloquearán haciendo una selección simple de todas ellas, una vez hecho esto se procederá a abrir nuevamente la ventana de propiedades de las celdas y ahí se volverá a marcar la casilla de bloqueo. Esto aplicará solo para el grupo de celdas que han sido escogidas, de manera que cuando se seleccione la opción «proteger hoja» este bloqueo solo aplicará para ellas.

¿Cómo encriptar todo el archivo Excel?

Como se ha observado al conocer cómo bloquear celdas en Excel el programa puede abrir permitiendo que otros usuarios solo visualicen el contenido del archivo sin la posibilidad de editar el contenido que se encuentra en las hojas. El proceso anteriormente explicado aplica para las hojas del archivo únicamente.

Sabiendo que Excel permite hacer varias hojas dentro de un mismo documento ese procedimiento deberá ser realizado con cada hoja, en caso de que se haya trabajado en más de una. Para proteger todo el Archivo se deberá ir a la sección archivo que está ubicada en la esquina superior izquierda de la pantalla, automáticamente se entrará el grupo de opciones de «Información».

Ahí lo primero que se verá será la opción «proteger libro», al seleccionarla se despliegan una serie de configuraciones que permiten al usuario controlar las modificaciones que otros harán sobre el archivo.

Se podrá marcar como final para convertirlo en un archivo de solo lectura, se podrá encriptar con una contraseña que se solicitará al abrir el archivo, se puede proteger la hoja actual solamente, tal como se explicó anteriormente, se puede proteger todo el libro, restringir el acceso a funciones como editar, copiar e imprimir y se podrá agregar una firma digital invisible para proteger los derechos de autor de el contenido del libro.

En este caso se podrá seleccionar la opción que se desee, todas funcionan para proteger el libro completa o parcialmente, la que impedirá que se abra y se vea el contenido del archivo será «Cifrar con contraseña», la cual como se indicó será solicitada cada vez que se abra el archivo en cualquier dispositivo en el que sea abierto. Será necesario escoger una clave, escribirla nuevamente para confirmar y listo, el archivo estará protegido, tal como se hace al bloquear el contenido y las Partes de Word.

cómo bloquear celdas en excel o proteger todo el documento

Cuando se desee quitar el bloqueo aplicado solo se deberá entrar en el documento, ir a la sección «archivo», luego protegerlo, cifrarlo con contraseña, borrar la que se ha establecido originalmente y luego hacer clic en aceptar.

¿Cómo inmovilizar filas en Excel?

Ahora bien, es posible fijar una y más celdas, una fila o una columna entera para evitar que se desplacen en cualquier momento, el programa llama a esto «inmovilizar» y permite que se haga gracias a una opción que puede ser encontrada en el menú de herramientas, específicamente en la sección «Vista».

Inmovilizar filas, columnas y paneles

Al seleccionar «inmovilizar» se muestran tres opciones, la primera de ellas es «inmovilizar paneles», «inmovilizar fila superior» e «inmovilizar primera columna». La primera divide las celdas que se han seleccionado en el momento de hacer clic sobre «inmovilizar». Esta es la que permite impedir el movimiento de las filas y columnas al mismo tiempo sin que sean estrictamente las primeras.

La segunda opción sí se enfoca en la primera fila, manteniéndola estática y visible para que el usuario la observe aun cuando se desplace a otra parte de la hoja de forma vertical, igualmente la tercera opción mantiene la primera columna estática cuando el usuario se desplace de forma horizontal.

Estas opciones son muy útiles cuando la hoja de cálculo contiene demasiada información, que la primera fila se mantenga visible permitirá ver bien de qué se trata cada elemento de una lista, por ejemplo, al igual que las columnas. En cuanto a la inmovilización de los paneles o grupos de celdas esto al ser una combinación de las opciones anteriores es un poco más complejo. Lo cierto es que permite ver ese pedazo de la hoja aunque se esté en otra parte de la hoja.

Esto es similar a la opción «Dividir» que se encuentra en la sección «Vista» y en el grupo de opciones titulado «Diseño», donde la pantalla se divide en cuatro vistas para ver diferentes lugares de la hoja de cálculo en la que se está trabajando. De forma que se pueda estar en varias partes de la misma y moverse de forma diferente por separado sin afectar otras vistas.

Estas opciones no proteger las celdas, solo facilitan el trabajo que hace el usuario dentro del documento, a diferencia de los procesos sobre cómo bloquear celdas en Excel.

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