¿Cómo enviar Fax desde PC? Aprende paso a paso

Enviar fax desde una PC es ahora una acción que puede ser realizada de varias formas, pueden enviarse fax con un software de fax, se puede descargar una aplicación destinada a esto e incluso se puede realizan un envío desde Gmail (el servicio de correo electrónico de Google), en este artículo se explicarán los pasos a seguir para enviar un fax desde una PC con un software de fax y con la aplicación Impresora Fax.

Pasos para enviar fax desde PC

Enviar fax no es algo que se realice con demasiada frecuencia hoy en día, anteriormente sí se enviaban muchos fax a diferentes números de oficinas, entre empresas e incluso entre casas que tuvieran estas impresoras. Sin embargo, los correos electrónicos han sustituido estos envíos en la medida en que la Historia y evolución de la tecnología  han demostrado que lo digital abarca cada vez más espacios.

En este sentido no siempre se cuenta con una máquina de fax para enviar un documento a una persona desde una computadora y mucho menos desde un dispositivo móvil, estos últimos son los que han desplazado a los ordenadores aunque se mantienen un poco a la par.

Para enviar un fax desde el ordenador es necesario tener un módem tipo fax que funcionaría como uno de los Componentes de una computadora  y que el sistema operativo que tenga la computadora pueda ser configurado de tal forma que envíe y reciba faxes sin mayor inconveniente, además de eso se necesita el paquete Office, específicamente Microsoft Word o el Software de fax para poder hacer este tipo de envíos.

Se mostrarán entonces dos formas de enviar faxes desde una PC, puesto que también es posible enviarlos a través de una aplicación destinada para esto. También se pueden enviar a través de Gmail pero nos enfocaremos en cómo enviar faxs desde una PC con un software de fax y con una Impresora Fax.

Software de fax

Se deben seguir los siguientes pasos para poder enviar un documento de este tipo:

  • En primer lugar preparar el archivo que se desea enviar, en modo documento y también se puede agregar una hoja de presentación que será enviada por fax. Esto generalmente se envía para la persona a la que va dirigido el documento, sin embargo puede omitirse y solo enviar el archivo directamente.
  • Luego se deberá abrir el Software de fax que puede ser Microsoft Fax o Microsoft Exchange, ambos permiten realizar estos envíos y configuran el sistema operativo para que se permitan estas acciones.
  • Una vez abierto se deberá ubicar el icono o el comando en el menú que permita enviar el documento como un fax, este puede ser enviar un nuevo fax envío de faxes. En cualquier caso se deberá presionar esta opción para que se pueda abrir el siguiente menú de dirección.
  • Aquí se indicará el número de fax al que va destinado el documento, generalmente se requiere el nombre de la persona a la que pertenece el número y algún dato extra. Se deberá incluir el código de área donde se encuentra la persona y la información de larga distancia solo si es necesario (el sistema indicará si es necesario o no).
  • Luego se deberá adjuntar el archivo, siguiendo las instrucciones del software y luego presionar enviar. El fax de forma automática va a recopilar toda la información necesaria y marcará al equipo de fax destinatario tal como se marca a un número telefónico.

Se debe esperar que se haga conexión para que el fax pueda llegar al equipo de fax remoto de forma exitosa. Algunos productos de software tienen una modalidad de funcionamiento que evita que se abra el software de fax para que se envíe el documento. Es estos casos solo se deberá abrir el documento que se desea enviar por fax a través de Microsoft Word, seleccionar la opción imprimir, y luego seleccionar entre las opciones de impresoras la impresora fax, para luego hacer clic en imprimir.

Una vez que se abra un cuadro de información se indicarán los datos del destinatario, tales como el número de fax, la información sobre el receptor y un mensaje de fax que se compilará automáticamente. Al presionar enviar se envía el fax  (siempre que se haga conexión con la máquina de fax remota).

¿Cómo descargar e instalar Impresora Fax?

Esta modalidad permite compartir archivos desde cualquier programa del paquete Office (Word, Excel, Power Point) de Autocad o Adobe para los archivos de PDF, la única condición es que sean archivos digitales. Para hacer el envío de un fax por medio de la aplicación Impresora Fax lo primero que se necesita es un sistema operativo Windows de cualquiera de las últimas versiones, MacOS o Linux. Además de eso será necesaria la conexión a Internet.

Para instalar esta aplicación en Windows se deberá descargar desde su página oficial, descomprimir el archivo en el sistema y ejecutar el instalador setup.exe siguiendo las instrucciones que muestra en cada una de sus pantallas. En caso de que se quiera instalar para MaxOS se deberá instalar siguiendo las instrucciones del asistente de instalación del ordenador.

  • Para enviar un fax lo primero que se deberá hacer es abrir el fichero que se desea enviar ingresando en archivo luego en imprimir (o presionar las teclas Ctrl+P) sin presionar la opción imprimir ya que no es una impresora conectada al sistema.
  • Luego aparecerá un diálogo de impresión donde se deberá seleccionar impresora Fax y luego hacer clic en imprimir. 
  • Posteriormente se deberá indicar el usuario o número de teléfono con el que se abrió la cuenta en la aplicación, luego se deberá colocar la contraseña y el número de fax remitente (el que contrataste). Luego de eso se colocan los datos del destinatario y finalmente un encabezado que se ubicará en la esquina superior derecha del documento.
  • Luego se deberá presionar ok, en caso de que se desee guardar la información del destinatario para hacer próximos envíos de debe seleccionar Recordar este login antes de presionar ok.

enviar fax desde pc

También es posible enviar fax a un grupo si se pertenece a un grupo de fax con la opción login para grupo, otra funcionalidad es que se pueden obtener documentos en formato PDF presionando la opción crear pdf  que se encuentra en el menú archivo.

La impresora Fax permite enviar cualquier tipo de documento vía fax, sin embargo el documento tiene que tener un tamaño adecuado para que pueda ser impreso por la persona que lo recibirá. Los documentos que sean muy grandes serán rechazados y no podrán ser impresos de forma exitosa.

Es importante destacar que enviar fax desde una PC implica esperar un poco de tiempo para que se haga conexión entre un ordenador y otro, ya que se maneja una señal similar a las líneas telefónicas y es posible que el número de fax al que va destinado el documento se encuentre ocupado, desactivado o incluso que esté fuera de papel o que tenga problemas técnicos. Esto impedirá que el documento llegue a su destino.

Además de eso en caso de que se utilice un módem de internet este deberá ser desconectado cuando se esté haciendo el envío por fax. También hay que tomar en cuenta que el envío de faxes desde una computadora solo funciona con aquellos documentos que se encuentran en digital dentro de la memoria del ordenador, no es posible enviar un documento impreso por ninguno de los dos métodos anteriormente explicados.

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