¿Cómo Escanear o Digitalizar Documentos?

Escanear documentos es una tarea que se ha vuelto más sencilla a medida que avanza la tecnología, para hacerlo ya no es estrictamente necesario tener un escáner, puede hacerse por medio de un teléfono inteligente, una tablet o una pc con cámara, además del software o la aplicación que permita unirlo como un documento PDF editable.

como escanear documentos

Digitalizar documentos en diferentes sistemas operativos

Actualmente digitalizar documentos es el proceso más beneficioso para estudiantes, empresas e incluso para cualquier persona en casa que se dedique a la lectura o cualquier actividad que implique el manejo de documentos. Tenerlos en formato digital es ahorrar mucho dinero, ahorrar tiempo y facilitar la lectura de aquellas personas que accedan a los archivos que deseen desde cualquier dispositivo.

Se ahorra dinero porque se evita la reimpresión de un documento o la compra del mismo. Se ahorra tiempo porque se puede leer en cualquier lugar desde un teléfono inteligente o una tablet, además de eso la transición de las páginas solo requiere el movimiento de un dedo. Se facilita la lectura porque el Diseño de apps para la lectura de libros y documentos en general, ha incluido varias herramientas como agrandar la pantalla, traducir un fragmento, subrayar, extraer citas, etc.

Todo esto hace mucho más flexible la gestión y lectura de los documentos de una empresa o de una persona, es mucho más sencillo enviar un documento a otra persona desde la computadora o desde un teléfono inteligente, es más sencillo firmar grandes cantidades de documentos con una firma digital que solo se deberá copiar y pegar; es más sencillo cambiar algún detalle o gran parte de estos documentos si se tienen en formato digital, es más fácil convertirlos a formatos más económicos y ligeros, entre otras cosas.

No es estrictamente necesario tener a la mano un escáner o una impresora con esa función integrada, pero sí es necesario tener algún dispositivo que permita reconocer el documento por imagen para así convertirlo a digital y al mismo tiempo que funcione como Dispositivos de almacenamiento permitiendo al usuario guardarlo en su memoria interna.  Lo segundo que será necesario es tener una cámara si no se tiene el escáner conectado, para que sea posible tomar las fotos del documento y así convertirlo.

Lo tercero es el software con el que se procesará la información capturada, porque no solo basta con hacer fotos del documento, solo tomar fotos reduce las posibilidades de modificación del documento, por ejemplo: no se puede editar el texto. Además, un documento con muchas páginas implicaría tomar varias fotos y al compartirlas no se mostrará como un archivo único sino como el conjunto de imágenes de un documento, sería como entregar un libro con todas sus hojas sueltas.

Escanear documentos luego de tener esas tres cosas primordiales puede ser bastante sencillo, en las siguientes secciones de este artículo se explicará paso a paso las diferentes alternativas para escanear documentos en los distintos sistemas operativos que son utilizados generalmente por los usuarios.

¿Cómo utilizar el escáner de Windows?

En primer lugar, se explicará cómo escanear documentos desde un ordenador que luego de Activar Windows 10 funcione con esta versión de Microsoft sin problemas, las pc son los dispositivos preferidos para hacer de este y otros procesos algo más rápido y sencillo.

Para este paso tener un escáner sí es necesario y la aplicación solo funcionará para procesar la información. En este sentido para escanear un documento se debe seguir los siguientes pasos:

escanear documentos en windows

  • Luego de tener el ordenador y el escáner encendidos se deberá ubicar el icono de inicio de Windows para poder buscar la aplicación preinstalada, en caso de que no esté integrada en el sistema previamente se puede ubicar en la tienda de aplicaciones de Windows e instalarla sin impedimentos.
  • En la barra de búsqueda de ese menú se deberá escribir “Escáner”, seleccionar la aplicación y ejecutarla.
  • Ya abierta ella procederá a identificar el escáner conectado a la pc e indicará su nombre en el lado izquierdo de su pantalla, generalmente son identificados con el nombre de la marca de su fabricante (puede ser HP, Epson, entre otros).
  • Para configurar la aplicación por primera vez se deberá seleccionar la opción “Mostrar más” que permite elegir el formato en el que se guardará el documento a escanear, se puede configurar la escala de grises con la que se verá la imagen, su resolución y dónde se almacenará el archivo una vez terminada la digitalización.
  • Luego de que se seleccione el formato (preferiblemente PDF), se escoja el color que tendrá cada página y se configure la calidad del archivo se deberá seleccionar la opción “vista previa”, esto permite hace un escaneo de prueba para mostrar al usuario cómo se verá el documento en el sistema.

En esa opción se recomienda ubicar los puntos delimitadores que se encargan de ajustar las esquinas del documento (en caso de que se quiera omitir un pie de página o un encabezado se deberá ajustar los puntos a la zona deseada para el escaneo).

  • Una vez configurado todo se podrá comenzar a escanear el documento haciendo clic en “digitalizar”, al finalizar el proceso el archivo se guardará en la carpeta destino seleccionada por el usuario y este puede ser modificado, compartido y puede imprimirse nuevamente si el usuario lo desea.

escanear documentos con el teléfono

¿Cómo escanear documentos en MacOS?

En segundo lugar, se explicarán los pasos a seguir para escanear documentos en un ordenador Apple con su sistema MacOS, este sistema operativo también integra en su menú un software para procesar los documentos capturados por un escáner conectado al equipo, no es necesario instalar ninguna aplicación sino configurar los parámetros que seguirá esta aplicación con el documento a digitalizar, tal como se hizo con la aplicación de Windows.

La aplicación a utilizar se llama “Captura de imagen”. Al abrir esta herramienta desde la carpeta de aplicaciones del sistema se podrá notar que es exactamente la misma que se usa para tomar una captura de la pantalla, solo que al abrirla con el escáner conectado esta reconocerá automáticamente el hardware y lo mostrará en el lado izquierdo de su menú, se deberá hacer clic en el nombre del dispositivo externo para que la aplicación entre en modo de escaneo.

La aplicación tiene por defecto una carpeta destino a donde son enviados los documentos digitalizados, esto puede modificarse por supuesto, se puede ver la ubicación en la parte de abajo de la aplicación, además en la opción “mostrar detalles” se pueden cambiar algunos detalles sobre la imagen (calidad) y el formato que tendrá el archivo una vez guardado. Al igual que la aplicación anterior, se puede ver un escaneo de prueba donde el usuario visualizará la imagen con la calidad establecida

Los detalles se mostrarán del lado derecho en una columna que incluye la resolución de la imagen, las dimensiones que tendrá, la opción de establecer un marco de captura automática (en diferentes tamaños predeterminados), el nombre del documento y otras opciones más. Al final se podrán ver tres opciones “ocultar detalles” (para ver la imagen más grande, “visión general” y “escanear” (para hacer la captura de la imagen cuando el documento ya esté bien ubicado y listo para el proceso).

Solo después de que se ubique el marco sobre el documento y se ajuste según la preferencia del usuario, se puede presionar “escanear” para que se comience a crear el archivo digitalizado de ese documento. Es bastante sencillo y puede ser muy rápido si se prepara el documento antes de comenzar todo, una vez finalizado se puede modificar el documento, enviar por medio de otras aplicaciones y hacer cualquier cosa dentro de la pc.

Programa para escanear documentos en Linux

Para Linux la tarea de escanear documentos luego de conectar el escáner es sencilla si se tiene instalado Ubuntu como su distro principal luego de Instalar Linux en el ordenador que se utiliza día a día. Esta es la distribución más completa que se recomienda instalar cuando se desea utilizar Linux en lugar de Windows o cualquier otro sistema.

Para escanear documentos tiene preinstalada en su sistema la aplicación “Simple Scan”, esta será la que se utilizará para digitalizar cualquier documento que el usuario tenga preparado para el proceso, los pasos a seguir son los siguientes:

  • En primer lugar ubicarla en el menú de inicio y comenzar con la configuración inicial, esto se realiza en el icono Opciones > Preferencias. Una vez determinados los parámetros que Simple Scan debe seguir cuando se abra no será necesario modificar más que el cuadro de las esquinas para capturar el documento.

  • Lo siguiente será presionar la opción Escanear que se muestra en cuadro verde de la esquina superior izquierda de la app, ahí se desglosarán varias opciones para iniciar el escaneo: Una página, todas las páginas del alimentador, múltiples páginas desde el cristal, texto o foto. Dependiendo de lo que se vaya a escanear se deberá seleccionar alguna de ellas y luego se verá un escaneo previo.
  • En el escaneo previo se puede modificar la calidad de la imagen, el tamaño y otras opciones de edición que se encuentran en la parte de abajo de la aplicación. Luego de que todo esté modificado y ya se haya iniciado la digitalización se deberá seleccionar la opción “Guardar documento escaneado” para que se pueda establecer el formato y la ubicación del archivo en el almacenamiento del equipo.
  • Para finalizar el proceso se deberá seleccionar “Guardar”

Escanear documentos en Android

A partir de aquí no será necesario contar con un escáner sino con que se pueden escanear documentos con la cámara del dispositivo a utilizar para el proceso, para esta primera explicación se tomarán como ejemplo los teléfonos inteligentes que utilizan Android. Respecto al software para procesar las imágenes escaneadas hay una variedad de aplicaciones para escanear documentos, algunas de ellas son:

  • Microsoft Office Lens (que también está disponible para iOS y para los teléfonos con Windows Phone.
  • CamScanner (que integra varias funcionalidades ideales para la edición de la imagen y del archivo una vez digitalizado)
  • Evernote Scannable (disponible solo para Android e iOS)

Al instalar alguna de ellas en el teléfono inteligente desde Google Play lo que quedará será abrirla, configurar la resolución, el tipo de archivo, la carpeta en el almacenamiento interno o externo donde se guardará el documento digitalizado, dar los permisos necesarios a la app para utilizar la cámara por ejemplo, luego comenzar a tomar las fotos del documento y finalmente guardarlo para enviarlo o modificarlo más adelante.

Escanear documentos con en iOS

Solo los iPhone o iPad que tengan su versión actualizada de iOS (la 11) podrán contar con la aplicación para digitalizar documentos que ya viene integrada, es una opción de la aplicación de Notas que tienen estos dispositivos y permite agregar los documentos como archivos adjuntos a una nota que se crea por el usuario, se modifica y puede ser compartida con otras personas a través de las aplicaciones del dispositivo, puede ser compartida con otros dispositivos Apple y puede ser almacenada en la nube (iCloud).

En este sentido los pasos a seguir son los siguientes:

  • Primero se debe ingresar en la aplicación notas y crear una nueva nota.
  • Una vez creada se debe presionar el signo más (+) para que se pueda seleccionar la opción “escanear documentos”. Automáticamente se abrirá la cámara del equipo.
  • En este punto el documento ya debe estar ubicado en una mesa listo para ser capturado por la cámara, se deberá entonces encuadrar el documento lo mejor posible y tomar las fotos correspondientes a la cantidad de páginas del archivo.
  • Para guardarlo se debe presionar la opción “Conservar el archivo escaneado” para que se cree un archivo digital y se adjunte a la nota.
  • Luego de eso se puede modificar la calidad de la imagen, el color, el encuadre y luego se puede guardar y gestionar de la misma forma que se modifica una nota.

Digitalizar documentos con Google Drive

Ahora bien, la aplicación Google Drive integra en sus muchas funciones la de escanear fotos online o documentos sin conexión, esto solo puede ser realizado en los smartphone que tengan Android como sistema operativo y esta aplicación instalada. Los pasos a seguir para escanear documentos con esta app son los siguientes:

  • Luego de abrir la aplicación se deberá seleccionar el signo + que Google utiliza para Crear un elemento (carpeta, documento, hoja de cálculo o presentación) o agregar uno a la unidad del usuario.
  • Al seleccionar Crear se verá la opción “escanear” que abrirá automáticamente la cámara del dispositivo desde la aplicación.
  • Luego de eso se deberá encuadrar el documento que se desea escanear y tomar la foto en el círculo azul con el visto bueno.
  • Google Drive irá mostrando previsualizaciones de la foto para que se pueda editar, guardar o tomar la foto de nuevo, en caso de que se acepte la imagen se mostrarán varias opciones para modificar el nombre del documento, recortar a la imagen, modificar el color de la misma, eliminar una página de todo lo escaneado o girarla, añadir páginas nuevas, repetir el escaneo y finalmente guardarlo.
  • Para finalizar el proceso se debe seleccionar la opción “confirmar” y luego se debe establecer un nombre para el documento (que se guardará en PDF), escoger la carpeta donde se almacenará y terminar seleccionando “Guardar”.

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