¿Qué es un formulario? Partes, tipos y más

Por medio del presente artículo, conoceremos Qué es un formulario. Su función y clasificación, los tipos de formularios que existen para las diferentes tareas, impresos o digitales y mucha más información sobre este tema de interés. No deje de leer este post.

QUÉ ES UN FORMULARIO

Un formulario es un tipo de documento, que puede ser impreso en papel o digitalizado. Los formularios se utilizan, para obtener acceso a determinada información de personas u empresas, que es relevante para el solicitante. Los formularios contienen información fundamental que se regula bajo ciertos estándares administrativos.

Formulario: una base de datos de interés

Los formularios mantienen determinados formatos según las necesidades de la persona u empresa que requiere de la información solicitada en ellos.

Estos contienen preguntas y datos específicos, con espacios sin redactar, en blanco, donde la persona a la cual se dirige el formulario, deberá responder cada campo con la información veraz, en respuesta a lo que se indique en dicho formulario.

Este tipo de documentación, es considerada un instrumento laboral, cuya orientación está dirigida a preservar los datos necesarios sobre un tema específico, de manera fácil y simple, bajo los estatutos administrativos de las empresas.

Todos los formularios poseen datos previamente tipeados que se mantienen fijos y espacios en blanco, para colocar información que puede variar según quien llene esos espacios. Cada uno de los campos en un formulario, tiene su significado, ejemplo: el campo “nombre”, es para responder con el nombre, “fecha de nacimiento”, con la respuesta referente y así sucesivamente.

Estos advierten al solicitante sobre la información que requiere o requerirá en determinado momento. Dichos formularios se mantienen de manera ordenada y sincronizada, como una base de datos, archivada.

Cada empresa requiere de determinada información, dependiendo de sus funciones, los formularios recolectan los datos de manera organizada. Estas plantillas simples o complejas, tienen un propósito específico.

Las bases de datos se pueden realizar tanto de forma manual como digitalizada. Esta se organiza a través de ciertas aplicaciones diseñadas para que se logre gestionar de manera eficiente un formulario, mediante SGBD (Sistemas Gestores de Bases de Datos).

A través de los SGBD, se almacenan datos relevantes que luego se podrán observar en el momento necesario, de forma fácil y eficiente.

Las propiedades que poseen los Sistemas Gestores de Bases de Datos, como su aplicación son empleadas por la informática, de manera estructural. Estas aplicaciones suelen ser más utilizadas por entidades públicas o empresas.

Por lo tanto, se puede denominar Formulario, a los documentos donde existen procedimientos usados como modelo de presentación al usuario. Existen diversas Normas de Seguridad Informática, que son aplicables a los distintos formularios digitales, para la seguridad de almacenamiento de datos.

Partes de un formulario

Cada formulario está compuesto por diferentes partes que lo conforman, las cuales tiene su determinada importancia:

Extremo superior o encabezado

En este punto del formulario, se nombra la institución de origen, nombre de la forma, etc. Viene siendo la introducción que desarrollará el cuerpo del mismo.

Cuerpo del formulario

En esta parte se desarrolla casi toda la información que se solicita en el formulario. Cada campo está diseñado de manera correcta y ordenada, en base a las respuestas que se desean obtener.

Extremo inferior o pie

Si bien los formularios pueden contener más de una página, este punto es el cierre final de la información requerida. En ella se estipulan las firmas y sellos de autenticación. Para que queden registrados los datos, bajo un código de registro.

Objetivo de un formulario

Los formularios están prediseñados para completar las demandas de las empresas o instituciones, en base a un fin particular.

Deben permitir la obtención de información para poder procesar los datos de manera eficaz, proporcionando el valor legal a transacciones específicas.

Existen formularios básicos como los utilizados para registros de usuarios o comentarios de páginas de Internet. En ellos únicamente se requiere llenar los campos de nombre, apellido y e-mails.

También, se encuentran formularios más complejos, que solicitan llenar diversos campos con información más relevante, como son: inscripciones, solicitud de empleo, etc. En estos casos se deberán completar más campos a parte de los básicos ya mencionados, como dirección de empresa, hogar, sitios web, datos más personales, etc.

Los formularios de mayor soporte, son muy importantes, porque se utilizan como guía en distintas transacciones administrativas.

FORMULARIO DE MAYOR SOPORTE QUÉ ES UN FORMULARIO

Función de un formulario

La función de los formularios no es otra más que la de registrar información para guardar en la base de datos correspondiente. Los mismos, son como ventanas programadas que notifican a los usuarios, la información que se solicita de él, para que tenga acceso a cierta base de datos, como algunas páginas de Internet.

Algunas páginas solicitan llenar un formulario, para poder guardar los datos de ingreso y tener acceso a la información, esto en cuanto a formularios digitales. Este tipo de formulario está hecho en base a un programa de Access, que sirve para optimizar la información.

Usos de los formularios

Todos los formularios son diferentes en base a los requerimientos solicitados y están elaborados para determinado fin. Su función primordial es la de almacenaje y clasificado de datos, los cuales se podrán registrar eficientemente a través de los formularios.

El uso de formularios nos da grandes ventajas, siempre y cuando utilicemos un diseño elaborado adecuadamente. Los modelos de formularios perfectamente diseñados, brindarán una adecuada y óptima base de datos. Dentro de las Partes de una Página Web, podemos encontrar también un formulario, que tal vez solicite información para registrarse en la web.

Por tal motivo, las diferentes empresas o instituciones elaboran un determinado diseño de formulario adecuado a la información que requieren obtener. Estos son algunos ejemplos de formularios:

  • Los formularios de registro se diseñan para saber quiénes son sus usuarios.
  • Se diseñan formularios de opiniones, para recolectar información sobre el gusto de los usuarios.
  • Diseñar un modelo de formulario web para lograr actualizar las bases de datos constantemente.
  • Formularios como herramientas de búsqueda para localizar los sitios web.
  • Se realizan formularios de registro online, para llenar información sobre algún tipo de evento.
  • Formularios de Acceso y Registro, que regulan los ingresos a determinados sitios web.

Muchos formularios, tendrán algunas ventanas de opciones desplegables, casillas para verificar datos, botones como herramientas de uso, listas de diferentes opciones para escoger, etc.

Cuando se completan los diferentes campos de los formularios digitales, estos nos muestran la opción de enviar, que actúa como el emisor de la información hacia un “gestor de formulario”, el cual optimizará los datos según cierto criterio establecido. Esta optimización puede realizarse de la siguiente manera:

  • El gestor almacenará los datos en una “base de datos”, para utilizarlos en otro momento.
  • Se enviará la información por correo electrónico, de manera directa al administrador de la web.
  • La información de los formularios se añadirá directamente a la base de datos de la web.
  • Los datos llegarán de forma directa a la página web del sitio.

En base a este tipo de formularios digitales, es relevante diseñar un sistema que confirme que se han recibido los datos enviados por el usuario. También es importante colocar un link que redireccione a la página principal.

Clasificación de formularios

Es importante clasificar los formularios de acuerdo al control de protocolo establecido por la empresa o la institución, siendo diferentes los métodos utilizados:

Número correlativo

Se asigna una codificación específica para todos los formularios. Sin embargo, es muy poco rentable en cuanto a optimización y suele desactualizarse constantemente, por este motivo se usa únicamente para empresas pequeñas.

TIPO DE CLASIFICACIÓN QUÉ ES UN FORMULARIO

Por área emisora

Para este efecto se deberán asignar un centenar de número aproximadamente. Ejemplos:

Compras: 0000 al 0999

Contabilidad: 1000 al 1999

Ventas: 2000 al 2999

Se deben asignar los dígitos específicos a cada área y un número correlativo.

Compras: 01 – 0000

Contabilidad: 02 – 0000

Ventas: 03 – 0000

Por el procedimiento en que interviene

Este otorga las ventajas más favorables para facilitar el origen del formulario para el usuario.

Sistemas de control de formularios

En base a determinados planes por parte de la empresa para regular determinadas operaciones, optimizando la fluidez de los documentos, se realiza un control de formularios, de manera eficiente que optimice el seguimiento de la base de datos.

Consideraciones generales de los sistemas de control

Se deben descartar los formularios que no aporten información útil o simplemente desactivar su elaboración, activando exclusivamente formularios con diseños eficientes que minimicen los defectos y errores de la base de datos.

Nivel de organización

Para mantener optimizado el control de los formularios, se debe organizar en base a una visión de alta calidad, que regularice la revisión y coordinación de dichos formularios. Tomando en cuenta las recomendaciones de los analistas de sistemas y de los propios usuarios, puesto que el flujo de análisis permite notificar la correcta distribución de los datos en base a los usuarios.

Control de formularios

A partir de este momento, se anexa un programa de control, como base de las estructuras políticas de la empresa o institución, para optimizar los formularios y así poder llegar a una solución de existir algún tipo de problema.

Los sistemas de procedimientos y la estructura para controlar la calidad de los formularios deben ir de la mano. En este campo se observan varios puntos específicos como son: el tema principal de la forma y el tema secundario.

El índice funcional

Este índice generado simultáneamente, es la herramienta de soporte más importante de la base de control, en ella se mantienen todos los formularios en conjunto según su propósito para la base de datos de la empresa.

A este índice solamente pueden ingresar las personas encargadas del control de los formularios. De conseguir en la optimización, algún formulario idéntico a otro, o similar, se estudiará cuál se puede borrar y cuál mantiene los requerimientos necesarios para la base de datos. Las empresas mantienen su interés únicamente en: autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.

Pasos para la elaboración de un formulario

Existe una serie de pasos a seguir, para diseñar formularios de calidad en base a ciertos requisitos indispensables, a continuación los más relevantes:

  • Se realiza un conteo de muestra para cada formulario.
  • Luego se colocan los formularios por conjuntos según el tema de desarrollo de los mismos.
  • Se procede a subdividir los temas importantes de cada formulario.
  • Hay que colocar un código según el tema.
  • Se agrupan según su funcionalidad.
  • Añadir un código según su función, es primordial.
  • Se organizan carpetas de archivo por secciones.
  • Hay que generar una lista con tabulador para ingresar los nombres de cada formulario junto a los códigos correspondientes para cada uno.

Consideraciones generales para la elaboración de un formulario

A la hora de diseñar un formulario de calidad debemos sopesar ciertos pro y contras, para llegar a un éxito rotundo. Lo primero que el analista debe observar y analizar es para qué se diseña un tipo de formulario específico y si existen otros formularios similares.

Cuando se comience a diseñar, se debe tener en cuenta la base del papel que se usará, de ser impreso, junto con el tipo de letra a utilizar. Por lo que es importante describir en un listado el contenido del formulario antes de proceder a su diseño.

Luego se procederá a observar y analizar el espacio que se dejará en cada campo, que optimice el llenado de los datos correctamente, teniendo en cuenta si se deberá llenar a mano, a máquina o digitalmente.

De esta forma se logrará eliminar los espacios vacíos o muertos y el sombreado excesivo. Cada formulario elaborado para a un departamento de prueba por unos seis meses.

Tipos de formularios

Cada formulario está diseñado para un uso específico, aunque existen muchísimos tipos, cada uno se mantiene bajo un formato similar. Aquí un listado de algunos de los formularios más utilizados:

  • Órdenes de Trabajo
  • Partes de Horas
  • Checklists
  • Encuestas
  • Inspecciones
  • Auditorías
  • Pedidos
  • Control de Vehículos

Formularios Pre-impresos

Podemos encontrar diferentes tipos de formularios en el mercado, algunos digitales y otros pre-impresos, a través de arte gráficas, estos pueden ser:

  • Hojas sueltas: estos formularios son de uso individual.  Pueden ser elaborados en imprentas de artes gráficas, su modelo de impresión puede variar según la tipografía o rotativa empleada. Estos pueden presentar un corte superior para manejar las hojas de manera individual. Se llenan a mano o a máquina.
  • Hojas continuas: los formularios que se diseñan de esta manera, se elaboran bajo una máquina rotativa y se utilizan con impresoras en hojas continuas. Un ejemplo de esto puede ser: cheques, talonarios de pagos o comprobantes de egreso e ingresos, facturas, etc.
  • Tarjetas: estos formularios se trabajan bajo un diseño específico con un tipo de gramaje y se elaboran en cartulina. Este gramaje va acorde al uso de la misma. Hay tarjetas de presentación, control de acceso y salida de personal obrero, etc.
  • Sobres: los sobres son diseñados en base a ciertos tamaños específicos y diferentes gramajes. Los elaboran en tamaño oficio, carta, manila o tipo bolsa para correspondencia. Este tipo de sobre debe contener un gramaje de ciento diez a ciento veinte gramos para que el manejo del mismo aguante la rutina a la que se expone, sin que corra el riesgo de dañarse.

Formularios electrónicos

Actualmente los formularios digitales son los más utilizados por muchas razones, primero se agiliza el manejo de los datos, segundo se colabora con el ecosistema, entre otros factores de importancia. Los formularios digitales son más fáciles de llenar aún.

Los campos para escritura en estos formularios suelen estar prefijados, aunque otros mantienen una longitud variable, a través de pestañas desplegables. Para la selección simple en un formulario se optimizan las respuestas de manera más simple, con casillas adecuadas para tal fin, de manera que con un solo clic del ratón, se marque la opción escogida.

Para estos formularios se genera una opción por omisión para algunos campos establecidos. Lo que permite que sea mucho más simple el llenado de los mismos. Como es una computadora la que realiza la acción para rellenar los campos en estos formularios, se optimiza el mismo, sin los errores habituales de tipeo.

Al estar conectadas con redes, la transmisión de datos es más eficiente, por lo que los formularios a mano desaparecen. Por este motivo el envío de datos en base a un Cliente Servidor, puede estar diseñado entre múltiples clientes (usuarios) específicos, optimizando el envío de información.

Windows contiene múltiples accesorios entre ellos un funcional procesador de texto(WordPad), este posee un programa de gráficos (Paint) y un programa de comunicación (HyperTerminal). Podemos encontrar a su vez ayudas como calculadora y un block de notas (Notepad). Otros de los programas de fácil manejo es el Microsoft Office, que permite elaborar formularios digitales eficientes.

Tipos de campos en formularios

Los campos que se encuentran tipeados en los formularios pueden ser diseñados de diferentes maneras. Sin embargo, se estructuran bajo los mismos lineamientos de “Cadenas de caracteres”. Para la verificación de datos será necesario utilizar a priori el JavaScrip.

Diagrama de Gantt

Este diagrama o gráfica de Gant, es una herramienta de bastante auge. Mediante ella, se pueden valorar los tiempos que se utilizan en las diversas actividades junto con la extrema dedicación del mismo.

No es un diagrama que optimice los valores al instante, pero con el transcurrir del tiempo, totaliza e identifica las tareas realizadas y logra diferenciarlas. Henry Laurence Gantt, a mediados de mil novecientos diez y mil novecientos quince, diseñó y elaboró, este diagrama en Occidente, llevándolo a la cima.

Esta popular herramienta diferencia el tiempo empleado en las diversas tareas programadas para los formularios y la base de datos. Sin que muestre una relación coherente entre las actividades, al colocar las tareas en el transcurso del tiempo, permite identificar las interdependencias de las mismas.

Creando diagramas de Gantt con herramientas informáticas

Los diagramas de Gantt pueden elaborarse a partir de una hoja de cálculo fácilmente. Sólo habrá que marcar algunas celdas específicas de manera que represente cada una la tarea correspondiente a utilizar dentro del diagrama.

Algunos de los sistemas que logran automatizar esta aplicación son: MS Excel y Libre/Open Office Calc. También se pueden encontrar otras herramientas de gestión para proyectos específicos, que nos permiten optimizar las tareas usando el diagrama de Gantt en la pantalla de inicio.

Al colocar las tareas que se requieren dentro de la planificación del programa, este representa dichas tareas prolongadas en el tiempo a través del diagrama de Gantt. Podemos encontrar más herramientas gratuitas que nos permitan realizar las mismas operaciones. También hay que tener en cuenta las herramientas de las diferentes páginas web.

En base a todo lo que hemos aprendido en este interesante e informativo artículo sobre los formularios, podemos llegar a comprender mejor su funcionalidad en base a los datos que requieren las empresas o determinadas instituciones.

Sabiendo que los formularios son documentos que pueden diseñarse en un papel impreso o de manera electrónica. Siendo fijos determinados campos a llenar con ciertas variables desplegables y con variación en la base de datos establecida.

Los formularios son bastante funcionales porque mantienen códigos de búsqueda que a corto o largo plazo permiten buscar información en una base de datos de interés. A sí mismo, se consideran instrumentos laborales, que se encargan de transmitir información de usuario a usuario, facilitando el desarrollo de los contenidos y procedimientos administrativos, de las empresas bajo sus propios protocolos.

Al aprender el uso, función y partes de un formulario, queda claro su utilidad en base a los datos requeridos del personal en las instituciones específicas. Sabemos que hay formularios simples y otros más complejos, pero cada uno de ellos permite manejar de manera óptima una base de datos. Dentro de las partes primordiales de un formulario destacan:

  • Extremo superior o encabezado.
  • Cuerpo del formulario.
  • Extremo inferior o pie de página.

¿Cuál es el Futuro de los Formularios?

Actualmente se han mantenido estructuras necesarias para agilizar la vida, por lo que las empresas requieren de soluciones inmediatas a sus problemas, bajo recursos de fácil y óptimo manejo empresarial. Por lo que recurren a estructuras digitales a la hora de manejar información y datos que se puedan registrar de manera simple y eficaz.

Estos son de fácil manejo y se pueden utilizar en el momento deseado sin pérdida de tiempo en cuanto a búsqueda en archivos inmensos. Se archivan digitalmente, son más completos y precisos que los formularios de papel y más concisos.

Por lo que en el futuro lo más probable es que los formularios de papel dejen de ser útiles para las empresas o instituciones, puesto que la tecnología cada vez avanza más. Es por ello que la apariencia de un formulario digital es tan importante como la de uno en papel, se diseñan colores, logos, nombres etc, que mantengan la integridad de las empresas y las diferencie, por lo que se busca un diseño personalizado de los mismos.

Al utilizar los formularios de manera electrónica, los márgenes de error son mimetizados, por consiguiente, la base de datos es más específica y fidedigna.

Sin dejar atrás, que la ayuda al ecosistema con los formularios digitales es mucho más efectiva, porque entre otras cosas se ahorra el papel, la tinta, etc.

¿Cómo puede Ayudar MoreApp con tus Formularios?

MoreApp es una herramienta que socorre digitalmente a las compañías corporativas, optimizando el uso de los formularios digitales de manera más rápida y práctica. Con la ayuda de su Generador de Formularios, digitaliza las empresas agilizando los procesos. Con la ayuda de MoreApp, se crean diseños dentro de la plataforma a través de un Widgets.

  • Puedes añadir imágenes
  • De manera sencilla se coloca la dirección
  • Exporta datos a Excel, Google Sheets o Onedrive

Dentro de la aplicación se encuentran dos formas sencillas de elaborar el formulario ya diseñado: desde la App o desde el Webclient.

  • Sin necesidad de tener activo el servicio de internet se logran capturar datos.
  • Puede adjuntar PDF y enviar por correo los formularios.
  • Con MoreApp, la base de datos será instantánea y se puede acceder a ella al momento que sea necesario.

Existen dos tipos de formularios estos son

Los formularios más utilizados para gerenciar eficientemente la base de datos son:

  • Formularios pre-impresos: las industrias de artes gráficas se encargan de diseñarlos e imprimirlos para su uso.
  • Formularios digitales: los campos para rellenar pueden encontrarse de manera fija o variable. Pueden contener ciertas ventanas desplegables de fácil manejo como opción.
(Visited 1.160 times, 3 visits today)

Deja un comentario